Quantas vezes, na hora de sair de casa, já atrasado, você perdeu ainda mais tempo procurando a carteira, a chave de casa ou a do carro? Por que isso acontece? Em geral, por desordem: acúmulo de coisas que não são mais usadas e falta de um lugar certo para guardar cada coisa.Agora compare com uma linha de produção: pense num funcionário da manutenção que não encontra rapidamente a ferramenta de que precisa para ajustar uma máquina. Assim como no exemplo da vida pessoal, o problema quase sempre tem as mesmas causas. Na fábrica, esse tempo perdido deixa o equipamento parado esperando, o que reduz a produtividade e aumenta o custo de cada unidade produzida.Trabalhar em ambientes limpos, com iluminação adequada e ruído dentro das normas aumenta a autoestima do funcionário e, consequentemente, a sua produtividade. Hoje falaremos sobre o 5S, uma filosofia que permite manter o ambiente de trabalho limpo e organizado.História do 5SNo Japão do pós-guerra, muitas fábricas eram sujas, desorganizadas, barulhentas e escuras, e a produtividade e a qualidade eram baixas. Para deixar de ser visto apenas como um copiador de produtos e criar diferenciais de mercado, o país precisava mudar essa história. É aí que entra o 5S: uma filosofia simples, mas muito poderosa, que costuma ser a base de programas de qualidade. Por isso, muitas empresas começam por ele. A ISO 9001 não exige o 5S, mas implantar um sistema de gestão da qualidade (SGQ) num ambiente desorganizado é bem mais difícil.No Japão, os hábitos de ordem e limpeza fazem parte da educação desde cedo: nas escolas, por exemplo, são os próprios alunos que limpam as salas de aula. Por isso, os 5S não se restringem ao ambiente de trabalho.Conta-se que, certa vez, perguntaram a Kaoru Ishikawa: "Por onde começar um programa de gestão da qualidade numa empresa?". Ele respondeu prontamente: "Comece varrendo a fábrica!". "Como assim, professor?", indagou o interlocutor. "O senhor quer dizer que devemos varrer a empresa, tirando quem não tem competência ou apresenta baixo desempenho?" Ishikawa então explicou que varrer a fábrica significava literalmente tirar a sujeira do chão, limpar os espaços e deixar as coisas organizadas, criando um ambiente em que as pessoas pensem, procurem e pratiquem boas maneiras de fazer as coisas.Uma empresa quer implantar a ISO 9001, mas a fábrica está desorganizada, com ferramentas e documentos espalhados. Segundo a lógica do 5S, qual é o melhor ponto de partida?Gabarito: Organizar e limpar o ambiente antes, pois isso facilita todo o resto do sistema — é o sentido do comece varrendo a fábrica. A opção de demitir é justamente a leitura errada da frase de Ishikawa que o próprio interlocutor fez.Conceito de 5SO 5S é um programa de gestão desenvolvido no Japão que busca melhorar a organização, a limpeza e a padronização do ambiente. Mas por que se chama 5S? O nome vem de cinco palavras japonesas que começam com S: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. No Brasil, chamamos esses "S" de sensos: senso de utilização, de organização (ou ordenação), de limpeza, de saúde e higiene (ou padronização) e de autodisciplina.Os 5S e os sensos em portuguêsSeiri – senso de utilizaçãoEste é o nosso primeiro S, traduzido no Brasil como senso de utilização (também chamado de senso de seleção ou de descarte). Lembra-se do acúmulo de coisas em casa que atrapalhava encontrar as chaves do carro? Chegou a hora de resolver esse problema. Este senso nos ajuda a separar o que é necessário do que é desnecessário.No ambiente de trabalho, o seiri consiste em analisar cada local e classificar todos os itens (objetos, materiais, informações etc.) segundo a sua utilidade e frequência de uso, para depois retirar dali tudo o que não precisa estar ali.Repare que "tudo o que não precisa estar ali" é um conjunto muito amplo, que não se limita a equipamentos quebrados. Pode haver materiais e equipamentos em perfeito estado que, por algum motivo, não são mais usados.Outro detalhe importante é classificar também o que continua sendo necessário. Não dá para manter tudo no posto de trabalho, então é preciso priorizar. Podemos classificar os itens em três tipos:a) Uso imediato: devem ficar no posto de trabalho. Por exemplo, uma ferramenta usada o tempo todo para ajustar a máquina.b) Uso rotineiro: não são usados com a mesma frequência e, por isso, podem ficar um pouco mais afastados.c) Uso esporádico: podem passar dias sem ser usados e, por isso, podem ser guardados ainda mais longe do posto de trabalho.Com o início do senso de utilização, começam a aparecer os materiais inúteis, que devem ser levados para uma "área de descarte". Nessa área, todo material deve estar identificado. Área de descarte não é sinônimo de bagunça: ali há muita coisa que pode ser útil para outro setor ou pode ser vendida. Por isso, ela deve ser organizada, e os objetos, fáceis de encontrar.Nesta etapa, é importante separar o necessário do desnecessário, eliminar ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso ou fora de uso e, por exemplo, descartar registros de controle ultrapassados.O benefício esperado é a redução do desperdício e o ganho de espaço para trabalhar com aquilo que realmente agrega valor à atividade do setor, o que também deixa à mostra as reais necessidades de melhoria.Aplicando o seiriPreparaçãoIdentificar onde cada tarefa do seu processo é executada.Cuidar para que cada tarefa seja executada em local adequado e preparado para ela.Discutir com as pessoas envolvidas.Identificar e relacionar cada item do mobiliário.Incluir na relação o número de patrimônio, se houver.Avaliar a real necessidade de cada item. Manter no local de trabalho apenas o necessário e justificável.Relacionar todos os dispositivos.Verificar o uso dos dispositivos: por que existem, com que frequência são usados, quantas pessoas os usam etc.Relacionar todos os documentos existentes e utilizados.Verificar o uso dos documentos: por que existem, por que estão ali, qual a utilidade deles, com que frequência são usados, quantas pessoas os usam etc.Relacionar a matéria-prima existente e consumida na área.Verificar a aplicação e o consumo.Verificar se é necessário manter estoque.ImplantaçãoDefinir um layout (disposição do mobiliário) funcional e seguro. Funcional é a disposição em que o fluxo de trabalho acontece sem perda de tempo; segura é aquela em que pessoas, materiais e equipamentos circulam sem obstáculos.Colocar os excessos à disposição de outras pessoas e setores.Promover a venda ou o sucateamento do que não serve mais.Providenciar a reposição do que estiver faltando.Para repor ou adicionar mobiliário, aproveitar primeiro o descarte de outras áreas.Eliminar documentos duplicados.Descartar os papéis desatualizados e que não sejam úteis.Antes de descartar documentos, verificar se não há legislação que obrigue a mantê-los em arquivo.Definir o destino de cada grupo de documentos.Definir por quanto tempo cada grupo de documentos fica no seu local e quem é o responsável por atualizá-lo.Adequar os estoques às necessidades de consumo de cada item.Acompanhar os consumos e os custos de estoque para reduzi-los gradativamente.ManutençãoPreparar uma planta com as dimensões básicas e a disposição dos móveis, dispositivos e equipamentos. Essa planta servirá de base para manter as mudanças feitas e para as auditorias.Elaborar um procedimento que oriente as alterações necessárias no futuro.Definir quem, quando e como os itens de consumo serão repostos (plano de reposição).Elaborar procedimentos que orientem a inclusão e a exclusão de dispositivos e a localização deles no arranjo geral.Definir a vida útil das ferramentas que se desgastam e estabelecer procedimentos de reposição.Estabelecer formas de controle de consumo, para construir um histórico e ajustar os níveis de consumo.Definir o estoque mínimo e o máximo de cada item de consumo.Seiton – senso de organizaçãoAgora que já separamos o material realmente necessário do que pode ser descartado, chegou a hora de organizar e arrumar o espaço de trabalho.O objetivo aqui é que os materiais sejam encontrados com facilidade, evitando perda de tempo. Imagine uma grande fábrica sem um lugar definido para guardar as ferramentas de uso diário: cada vez que uma delas fosse necessária, haveria tempo perdido procurando. Por isso, você precisa fazer o seguinte:Definir o local em que cada material deve ser guardado. Para isso, use a dica do primeiro S, a classificação em uso imediato, rotineiro e esporádico: os materiais do primeiro grupo ficam mais perto de onde serão usados, e assim por diante.Aplicar rótulos e etiquetas nas prateleiras e armários, identificando quais ferramentas são guardadas ali. Isso facilita o acesso, a guarda e os inventários.Etiquetar e rotular também as ferramentas. Isso ajuda o trabalhador a saber onde cada ferramenta deve ser guardada depois do uso.A figura a seguir mostra a aplicação do seiton num painel de ferramentas de oficina: cada ferramenta tem o seu lugar fixo no painel, à vista e ao alcance da mão. Em muitas oficinas, o painel traz ainda o contorno de cada ferramenta desenhado, de modo que um espaço vazio mostra na hora o que está faltando.Como organizar ferramentasVocê provavelmente já pratica o seiton sem saber. Você não cria pastas no computador para separar os arquivos por categoria? Pois é: isso é seiton. Aqui buscamos:definir um lugar para cada coisa e manter cada coisa em seu lugar;guardar objetos semelhantes ou relacionados no mesmo lugar;aproveitar os espaços de forma inteligente, sem atravancar passagens;definir o layout pensando no melhor fluxo, demarcando-o e sinalizando-o;identificar e sinalizar tudo de maneira coerente e visível, com nomes padronizados, para facilitar ao máximo a busca.Num ambiente organizado, tudo se encontra com rapidez e facilidade: documentos, materiais, ferramentas e outros objetos. Não se perde tempo, diminui o desperdício de recursos, os erros caem e a produtividade aumenta. Esse é o benefício do seiton.Aplicando o seitonPreparaçãoPadronizar os nomes dos dispositivos.Agrupar por tipo, natureza, função ou aplicação.Discutir amplamente com as pessoas envolvidas a melhor forma de ordenar, os locais de guarda e a melhor forma de acondicionamento.ImplantaçãoPôr em prática a forma de ordenação definida, incluindo a guarda e o acondicionamento.Sinalizar os locais, indicando os grupos, subgrupos e itens.Ordenar por tamanho e em sequência.Ensinar os usuários a seguir corretamente os padrões adotados.ManutençãoElaborar uma folha de verificação periódica para garantir que a ordenação se mantenha.Definir os responsáveis pela verificação e a frequência, e preparar essas pessoas para a tarefa.Seiso – senso de limpezaO terceiro S, o seiso, foi traduzido como senso de limpeza. Não se trata apenas de fazer faxina. Limpar o posto de trabalho é também inspecioná-lo: ao limpar uma máquina, o operador percebe um vazamento, um parafuso solto ou um desgaste que passaria despercebido. E, mais do que limpar, o seiso busca descobrir por que o ambiente se suja e eliminar essas fontes de sujeira.Aqui há uma quebra de paradigma: a limpeza deixa de ser vista como tarefa só da equipe de limpeza e passa a fazer parte do trabalho de todos. Ou seja, o próprio operador é responsável por parte da limpeza do seu posto de trabalho.Manter o ambiente e os equipamentos em excelentes condições de limpeza contribui para o bem-estar e a segurança de todos e para o aumento da produtividade. Aqui vale a máxima: MELHOR DO QUE LIMPAR É NÃO SUJAR! Procure:descobrir e eliminar as fontes de sujeira;educar e definir procedimentos para não sujar;limpar tudo o que usar logo após o uso;conservar limpos mesas, gavetas, armários e equipamentos em geral.Com a melhora do ambiente de trabalho, aumentam o nível de segurança e a satisfação das pessoas por trabalharem num lugar limpo.Aplicando o seisoPreparaçãoIdentificar as formas de sujeira.Planejar ações para eliminar os efeitos (limpar).Identificar as causas e fontes de sujeira.Planejar ações para eliminar as fontes e as causas identificadas.ImplantaçãoImplantar as ações de bloqueio definidas no plano de ação e verificar a sua eficácia.ManutençãoCriar procedimentos com as ações de bloqueio que se mostraram eficazes para remover as causas de sujeira.Preparar as pessoas para seguir os procedimentos.Seiketsu – senso de saúde, higiene e padronizaçãoO quarto S foi traduzido como senso de saúde e higiene, e também como senso de padronização. Ele cuida das condições que afetam a saúde física e mental das pessoas e transforma em padrão o que foi conquistado nos três primeiros S.Depois de aplicar as três primeiras etapas do programa, é hora de padronizar e melhorar continuamente as atividades. Essa etapa exige perseverança: se não houver mudança no comportamento das pessoas e nas rotinas que geram sujeira, logo voltaremos à situação de antes do 5S.Assim, com o seiketsu, conseguimos manter a utilização, a organização e a limpeza obtidas com os três primeiros S (seiri, seiton e seiso).Além do ambiente de trabalho, o asseio pessoal tende a melhorar: para não destoar do ambiente limpo e agradável, as pessoas acabam incorporando hábitos mais saudáveis quanto à aparência e à higiene pessoal.Nessa etapa, devem ser escritas normas que detalhem as atividades do 5S do dia a dia e as responsabilidades de cada um. Com a padronização, qualquer coisa que fuja do padrão fica evidente para todos, e cada pessoa passa a refletir sobre antigos hábitos e mudá-los, melhorando a sua forma de trabalhar a partir do que vê ao seu redor.Aplicando o seiketsuPreparaçãoIdentificar fatores de risco no ambiente de trabalho.Identificar as fontes e os possíveis efeitos nocivos às pessoas.Identificar os cargos expostos a cada risco.Identificar o número de pessoas expostas e o tempo médio de exposição a cada risco.Medir os fatores de risco.Identificar a necessidade de equipamentos de proteção individual e coletiva (EPI e EPC).Identificar as causas e elaborar um plano de ação para bloquear as causas, eliminar as fontes de risco ou atenuar os seus efeitos.ImplantaçãoAdotar medidas para atenuar os efeitos ou eliminar os riscos.Elaborar procedimentos para emergências.Medir os riscos depois das ações de bloqueio e avaliar a melhoria.Atualizar o mapa de riscos da área de trabalho.ManutençãoGarantir que os procedimentos sejam conhecidos por todos.Simular situações de emergência periodicamente, como treinamento.Instituir um sistema de verificação periódica do cumprimento dos padrões.Shitsuke – senso de autodisciplinaDepois dos quatro primeiros S, vem o que muitos consideram o mais difícil: o shitsuke, traduzido como autodisciplina. Mais difícil do que arrumar e organizar o ambiente de trabalho é mantê-lo assim. Os ganhos obtidos nas etapas anteriores precisam ser mantidos.Quantas vezes já arrumamos nosso local de trabalho, ou até nosso quarto, e poucos dias depois a mesma bagunça estava de volta?As exigências deste senso são:compromisso dos envolvidos: para isso, todos precisam entender os benefícios e o seu papel no programa 5S;educação, paciência e responsabilidade;respeito às normas estabelecidas;comunicação das metas e dos resultados obtidos, o que ajuda a manter as pessoas motivadas e, consequentemente, envolvidas no programa.De forma geral, este senso aumenta a disciplina: as pessoas passam a fazer o que tem de ser feito, do jeito que deve ser feito, mesmo quando ninguém está olhando, e passam a viver de fato a filosofia da melhoria contínua.Aplicando o shitsukePreparaçãoCriar uma folha de verificação de não conformidades baseada nos quatro primeiros sensos.Estabelecer a frequência de avaliação das áreas.Definir um calendário de avaliações.Definir um critério para formar os grupos de avaliação (auditores).ImplantaçãoSeguir rigorosamente o programa de avaliação.Usar o PDCA para resolver os problemas identificados.Acompanhar as notas das avaliações num gráfico ao longo do tempo.Usar o relatório de não conformidades observadas para alavancar melhorias.ManutençãoAlterar os padrões e os procedimentos assim que for identificada a causa fundamental dos problemas.Divulgar amplamente os novos padrões.Promover o treinamento das pessoas.Num almoxarifado, há uma furadeira em perfeito estado que ninguém usa há dois anos, ocupando uma prateleira perto da bancada. Pelo 5S, o que fazer e em qual senso?Gabarito: Seiri: retirá-la do posto e levá-la à área de descarte, onde pode ser aproveitada por outro setor ou vendida — o senso de utilização tira do local tudo o que não precisa estar ali, mesmo que esteja em bom estado. Etiquetar (seiton) só faz sentido para o que ficou depois do seiri.Uma fábrica fez um grande mutirão de 5S e ficou impecável, mas três meses depois a bagunça voltou. Quais sensos falharam principalmente?Gabarito: Seiketsu e shitsuke, que padronizam e mantêm o que foi conquistado — os três primeiros S arrumam o ambiente; sem padrões, verificação periódica e autodisciplina, ele volta ao que era. O 5S é contínuo, não um evento.Exemplos de 5S aplicados em fábricasO vídeo abaixo é um bom exemplo de como a Toyota aplica o 5S.O 5S sendo aplicado numa fábrica:Vale a pena assistir também a esta aula sobre 5S:
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