IntroducciónLas existencias desempeñan un papel fundamental en la capacidad de la cadena de suministro para respaldar la estrategia de la empresa. Si la estrategia exige capacidad de respuesta (atender con rapidez y tener siempre el producto disponible), la empresa puede mantener más existencias. Si exige eficiencia (costes bajos), puede reducir las existencias y, con ellas, los costes. La decisión de fondo, por tanto, está entre una mayor capacidad de respuesta, con más existencias, y una mayor eficiencia, con menos. [1]Dentro de la empresa, esta disyuntiva enfrenta a distintas áreas:ÁreaQué espera de las existenciasPor quéVentas / área comercialMuchas existencias de producto terminadoNo perder ninguna venta y entregar de inmediatoProducciónMuchas existencias de materias primas y lotes grandesEvitar paradas en la línea y repartir los costes de preparación de las máquinasComprasComprar grandes cantidadesObtener descuentos y abaratar el transporteFinanzasPocas existenciasInmovilizar menos capital y mejorar el flujo de cajaComo cada área tiene prioridades distintas, es esencial que la dirección establezca una política de existencias que sirva de referencia a toda la organización. Sin ella, cada departamento decide por su cuenta y ocurre lo que vimos en la lección 1: cada uno optimiza su parte, pero el resultado global empeora.Política de existenciasLa política de existencias debe establecerla la dirección de la empresa, que comunica al área de control de existencias las metas y los objetivos que debe alcanzar. Así se fijan pautas para quienes planifican y controlan las existencias, que también sirven para evaluar los resultados de su gestión.En definitiva, se trata de planificar: elaborar una política de existencias supone que las áreas industrial, comercial y financiera acuerden cómo controlarlas, coordinarlas y organizarlas. Una política suele establecer, entre otras cuestiones:las metas de nivel de servicio (por ejemplo, un 98% para los artículos críticos y un 90% para los demás);la inversión máxima en existencias, o la rotación mínima esperada;qué artículos deben mantenerse en existencias y cuáles se comprarán solo cuando haya un pedido;los criterios para determinar las existencias de seguridad, los puntos de pedido y los lotes de compra;la frecuencia de los inventarios.Para que la política funcione, la empresa debe hacer un seguimiento sistemático de:los artículos almacenados, teniendo en cuenta su rentabilidad y la posición de la empresa en el mercado;la recepción y el correcto almacenamiento de las mercancías;los inventarios periódicos, para comprobar la cantidad y el estado de las existencias;el plazo de reposición de cada mercancía;la combinación más adecuada de productos;la rotación óptima de los principales productos.Para determinar qué existencias son importantes y cómo gestionar cada una, conviene plantearse estas preguntas sobre cada artículo: [2]¿Cuántos artículos son estratégicos para la actividad y cuáles son?¿Cómo se relaciona la demanda del artículo con las existencias, la producción y las ventas?¿Qué cantidad se necesita y cuánto tarda en reponerse?¿Quiénes son los proveedores y qué alternativas existen?Dificultades más frecuentesProblemas de suministro por parte de los proveedores: plazos de reposición largos o inciertos, calidad incierta del material, un modelo de compras ineficiente o una relación débil con los proveedores.Problemas de suministro desde la producción interna.Errores en la previsión de la demanda del artículo.Consecuencias graves si falta el artículo.Errores en el registro y la identificación de los productos (código, etiqueta, código de barras o código QR).La política señala adónde quiere llegar la empresa. Para saber si avanza hacia ese objetivo, necesita indicadores. Los cuatro más utilizados son el nivel de servicio, la exactitud del inventario, la rotación y la cobertura.Nivel de servicio (o de atención)El nivel de servicio indica hasta qué punto las existencias permiten atender las solicitudes de los usuarios o clientes. La forma más habitual de medirlo es calcular la proporción de solicitudes (o pedidos) atendidas: [2]Nivel de servicio = solicitudes atendidas ÷ total de solicitudes recibidasQué se considera una solicitud «atendida» depende de lo que más importe al negocio. Por eso existen distintas formas de calcular el indicador:solicitudes atendidas por completo ÷ total de solicitudes: solo cuentan las entregadas íntegramente, con las especificaciones y cantidades solicitadas;solicitudes atendidas a tiempo ÷ total de solicitudes: solo cuentan las entregadas dentro del plazo;unidades entregadas ÷ unidades solicitadas: mide la atención en función de la cantidad, no del número de pedidos;1 − índice de faltantes: si faltó material para atender el 13% de las solicitudes, el nivel de servicio es del 87%.Hay que prestar atención al denominador: es el total de solicitudes recibidas, no solo las atendidas. Dividir entre las atendidas ocultaría precisamente las que quedaron sin atender.Según Iarozinski (2004), los aspectos más importantes del servicio al cliente, por orden de importancia, son: disponibilidad de productos; plazo de entrega (lead time); cumplimiento de los plazos de entrega; frecuencia de entrega; sistema de resolución de incidencias; flexibilidad; apoyo en la entrega física; sistemas de información; y asistencia posterior a la entrega. [3]¿Es bueno un nivel de servicio del 90%? La respuesta es: depende. Para un artículo barato y fácil de sustituir, quizá sí; para una pieza cuya ausencia detiene una línea de producción, no. Los distintos clientes requieren niveles distintos, y las empresas suelen fijar una meta (93%, 95%, 98%…) para cada grupo de artículos. Si el resultado queda por debajo, hay un problema que investigar. En la lección sobre existencias de seguridad veremos que cada punto adicional de nivel de servicio exige mantener cada vez más existencias.En un mes, el almacén recibió 400 solicitudes. De ellas, 30 no pudieron atenderse por falta de material y 20 se atendieron de forma incompleta. ¿Cuál es el nivel de servicio medido por solicitudes atendidas por completo?Respuesta: 87,5% — solicitudes atendidas por completo = 400 − 30 − 20 = 350, y 350 ÷ 400 = 0,875. La respuesta 92,5% pasa por alto las 20 solicitudes incompletas y solo descuenta las 30 no atendidas.Exactitud del inventarioLa exactitud del inventario mide si lo que figura en el sistema coincide con lo que realmente hay en las estanterías. Compara los registros (del sistema o de las fichas) con el recuento físico realizado durante el inventario. Los errores de introducción de datos, de registro o de identificación, así como las pérdidas y los robos, reducen la exactitud.Exactitud del inventario = artículos sin discrepancias ÷ total de artículos contadosTambién puede calcularse en términos de valor (R$ de los artículos sin discrepancias ÷ R$ del total contabilizado). Una exactitud baja afecta a todos los demás indicadores: si el registro es incorrecto, el sistema solicita la reposición cuando no corresponde y el nivel de servicio cae, aunque sobre el papel haya existencias «de sobra».Rotación y cobertura de existenciasRotaciónLa rotación mide cuántas veces se renuevan las existencias durante un periodo. Normalmente se calcula para un año. [2]Rotación durante el periodo = demanda (total de salidas) durante el periodo ÷ existencias medias durante el periodoPuede calcularse en unidades para un artículo concreto o para el conjunto de las existencias. Como el inventario reúne materiales distintos, para el total se utiliza su valor: el coste de las mercancías vendidas (o consumidas) dividido entre el valor de las existencias medias. Hay que utilizar siempre la misma base a ambos lados de la operación: comparar ventas a precio de venta con existencias a precio de coste infla la rotación, porque el margen de beneficio solo aparece en el numerador.Las existencias medias de un mes pueden estimarse mediante (existencias iniciales + existencias finales) ÷ 2; para varios meses, se calcula la media de las existencias medias mensuales.CoberturaLa cobertura mide durante cuánto tiempo pueden las existencias satisfacer la demanda sin reposición. Es el inverso de la rotación, expresado en tiempo:Cobertura = existencias medias ÷ demanda media por periodo (en meses, si la demanda es mensual; en días, si es diaria)o, de forma equivalente, cobertura = número de días (o meses) del periodo ÷ rotación del periodo.Para saber cuánto durarán las existencias de hoy, se sustituyen las existencias medias por las actuales. La cobertura ayuda a planificar las necesidades y a reducir el riesgo de quedarse sin existencias: un artículo con 3 días de cobertura y un plazo de reposición de 10 días se agotará.Ejemplo resueltoUna empresa implantó un sistema informatizado de control de existencias. Al comienzo del mes 1, tenía existencias por valor de R$ 160.000. Durante los seis meses siguientes se registraron las entradas y salidas que figuran a continuación. ¿Cuáles fueron la rotación y la cobertura durante el semestre?El cálculo es el siguiente: existencias finales = existencias iniciales + entradas − salidas; las existencias finales de un mes son las iniciales del siguiente; existencias medias del mes = (iniciales + finales) ÷ 2.MesExistencias inicialesEntradasSalidasExistencias finalesExistencias medias1160.000130.000115.000175.000167.5002175.000098.00077.000126.000377.000235.00090.000222.000149.5004222.000190.000105.000307.000264.5005307.000080.000227.000267.0006227.000110.000120.000217.000222.000Total / media608.000199.417Rotación en el semestre = 608.000 ÷ 199.417 ≈ 3,05 veces.Cobertura = 6 meses ÷ 3,05 ≈ 1,97 meses ≈ 59 días (con meses de 30 días). Con la otra fórmula: 199.417 ÷ (608.000 ÷ 6) = 1,97 meses, el mismo resultado.Existencias iniciales, finales y medias de cada mes del ejemplo: las existencias medias del semestre sirven de referencia para calcular la rotaciónA lo largo de un año, una rotación de 3,05 veces por semestre equivaldría a unas 6 rotaciones: las existencias se renovarían aproximadamente cada dos meses.Una tienda tiene un coste anual de las mercancías vendidas de R$ 480.000 y unas existencias medias de R$ 60.000. Si consigue aumentar la rotación a 12 veces al año sin que cambien las ventas, y el coste de mantenimiento de las existencias es del 20% anual sobre las existencias medias, ¿cuánto ahorrará al año?Respuesta: R$ 4.000 — la rotación actual es 480.000 ÷ 60.000 = 8. Con una rotación de 12, las existencias medias bajan a 480.000 ÷ 12 = 40.000, una reducción de R$ 20.000; el 20% de 20.000 = R$ 4.000 al año. R$ 20.000 es la reducción de las existencias, no el ahorro anual.Un artículo tiene unas existencias actuales de 300 unidades, un consumo medio de 25 unidades diarias y un plazo de reposición de 15 días. ¿Qué indica la cobertura?Respuesta: La cobertura es de 12 días, inferior al plazo de reposición: si no se hace el pedido ahora, el artículo se agotará — 300 ÷ 25 = 12 días. Un pedido realizado hoy no llegará hasta dentro de 15 días, por lo que faltará producto para unos 3 días de consumo (75 unidades). 7.500 es el resultado de 300 × 25, una operación planteada al revés.Rentabilidad del capital invertido en existenciasLa Rentabilidad del Capital (RC) mide cuánto rinde el dinero invertido en existencias: es el beneficio anual de las ventas dividido entre el capital invertido en existencias.RC = beneficio anual de las ventas ÷ capital invertido en existenciasCuanto mayor sea, mejor. Para interpretar el resultado, hay que compararlo con el coste del dinero para la empresa (lo que pagaría por un préstamo o ganaría si invirtiera la misma cantidad). Una RC inferior a ese coste indica que hay demasiado capital inmovilizado en existencias para el beneficio que generan. Los costes de mantener existencias se tratarán en la lección sobre costes de inventario.Referencias[1] COSTA, Taise Dalla; BORGES, Igor Roberto; KAERCHER, Adi Regina; FONSECA, Gabriela de Bem. Políticas para o gerenciamento de estoques: um estudo de caso em uma empresa do ramo metalmecânico de médio porte. XXXII ENEGEP, Bento Gonçalves, 2012.[2] RAZZOLINI FILHO, Edelvino. Administração de material e patrimônio. Curitiba: IESDE Brasil, 2012.[3] IAROZINSKI (2004), lista de aspectos del servicio al cliente, citada en el artículo Indicador de nível de serviço, del blog Administração Plena, 2013.EjerciciosIntenta resolverlos antes de consultar las respuestas, al final de la lección.Fáciles1) (Examen de Logística, CEFET/RJ, 2018) Calcula la exactitud del inventario sabiendo que, de 16.915 artículos contados (4.910 de la clase A, 9.125 de la clase B y 2.880 de la clase C), se encontraron discrepancias en 268 artículos de la clase A, 438 de la clase B y 55 de la clase C.2) (Examen de Logística, CEFET/RJ, 2018) La empresa ZW, que vende materiales de construcción, registró ventas de R$ 26.000 el año pasado y unas existencias medias de R$ 2.470. Calcula la rotación y la cobertura para un año de 365 días.3) En el almacén central de Indústria LAMA, durante 6 meses se recibieron 560 solicitudes de materiales, con una media de 6 unidades por solicitud. Se entregaron 2.800 unidades. ¿Cuál fue el nivel de atención?4) En el almacén Verde-Amarelo, el nivel de servicio fue del 90% durante un período de 6 meses. Se recibieron 390 solicitudes, con una media de 3 artículos cada una. ¿Cuántos artículos se suministraron?5) Una empresa registra ventas anuales de R$ 1.200.000, un beneficio anual de R$ 65.000 y tiene R$ 240.000 invertidos en existencias (materias primas, materiales auxiliares y de mantenimiento, productos en proceso y productos terminados). ¿Cuál es la rentabilidad del capital invertido en existencias?Difíciles6) La empresa MX tiene unos 10.000 artículos distintos en existencias, con una media de 20 unidades por artículo. Cada persona puede contar, de media, 100 unidades por minuto. ¿Cuántas personas se necesitan para contar todas las existencias en 2 días, trabajando 8 horas al día?7) Tres meses después del recuento del ejercicio 1, la misma empresa volvió a comparar los registros con el recuento físico y detectó estos porcentajes de discrepancia: clase A, 2,5%; clase B, 6,8%; clase C, 8,5%. ¿Cuál es ahora la exactitud del inventario?8) ¿Cuál es la rotación de existencias si el coste anual de las mercancías vendidas es de R$ 36.000 y las existencias medias son de R$ 6.000? ¿Cuánto se reducirían las existencias si la rotación aumentara a 12 veces al año? Si el coste de almacenamiento equivale al 25% de las existencias medias al año, ¿cuánto se ahorraría?9) Una empresa industrial implantó un sistema informatizado de control de existencias. Las existencias iniciales en el mes 1 eran de R$ 135.000. En los cuatro meses siguientes, las entradas fueron de R$ 115.000, R$ 0, R$ 235.000 y R$ 186.000, y las salidas, de R$ 112.700, R$ 95.500, R$ 98.000 y R$ 106.000. Elabore la tabla de existencias, calcule su cobertura durante el período y explique qué significa.10) Una empresa recopiló los siguientes datos anuales: valor de los materiales consumidos durante el año, R$ 5.345.287,35; valor de las existencias medias, R$ 386.435,00; tasa media de faltantes de material, 13%. Determine el nivel de servicio, la rotación y la cobertura (año de 365 días).Soluciones1) Alrededor del 95,5%. Discrepancias: 268 + 438 + 55 = 761 artículos. Artículos sin discrepancias: 16.915 − 761 = 16.154. Exactitud = 16.154 ÷ 16.915 ≈ 0,955.2) Rotación = 26.000 ÷ 2.470 ≈ 10,5 veces al año (10,53). Cobertura = 365 ÷ 10,53 ≈ 34,7 días. Si las ventas están expresadas a precio de venta y las existencias, a coste, la rotación real es menor; lo adecuado sería utilizar el coste de las mercancías vendidas.3) Alrededor del 83,3%. Unidades solicitadas: 560 × 6 = 3.360. Nivel de servicio medido en unidades = 2.800 ÷ 3.360 ≈ 0,833.4) 1.053 artículos. Solicitados: 390 × 3 = 1.170; suministrados: 90% × 1.170 = 1.053.5) Rentabilidad del capital invertido en existencias = 65.000 ÷ 240.000 ≈ 0,27, es decir, 27% al año. Cada real inmovilizado en existencias está asociado a 27 centavos de beneficio anual. Para saber si es una buena rentabilidad, hay que compararla con el coste del capital de la empresa. (Las ventas de R$ 1.200.000 no intervienen en el cálculo: son un dato adicional para que elijas el correcto).6) 3 personas.Unidades: 10.000 × 20 = 200.000.Tiempo necesario para el recuento: 200.000 ÷ 100 = 2.000 minutos; 2.000 ÷ 60 ≈ 33,3 horas.Horas de trabajo por persona en los dos días: 2 × 8 = 16 horas.Personas: 33,3 ÷ 16 ≈ 2,08. Como no se puede contar con una fracción de persona, se redondea hacia arriba: 3. Con 2 personas, el recuento no terminaría a tiempo.7) Alrededor del 94,2%.Artículos con discrepancias: clase A, 4.910 × 2,5% = 122,75; clase B, 9.125 × 6,8% = 620,5; clase C, 2.880 × 8,5% = 244,8. Total ≈ 988.Exactitud = 1 − 988 ÷ 16.915 ≈ 0,942.No basta con calcular la media simple de los tres porcentajes, porque las clases tienen distintas cantidades de artículos.8) Rotación = 36.000 ÷ 6.000 = 6 veces al año.Con una rotación de 12, las existencias medias pasan a ser de 36.000 ÷ 12 = R$ 3.000: una reducción de 6.000 − 3.000 = R$ 3.000.Ahorro: 25% × 3.000 = R$ 750 al año.9) Cobertura ≈ 1,35 meses (unos 40 días).Existencias finales = iniciales + entradas − salidas; las existencias finales de un mes son las iniciales del siguiente; media = (iniciales + finales) ÷ 2.MesInicialesEntradasSalidasFinalesMedias1135.000115.000112.700137.300136.1502137.300095.50041.80089.550341.800235.00098.000178.800110.3004178.800186.000106.000258.800218.800Total / media412.200138.700Salidas medias mensuales: 412.200 ÷ 4 = 103.050.Cobertura = 138.700 ÷ 103.050 ≈ 1,35 meses; rotación = 412.200 ÷ 138.700 ≈ 2,97 en el período de cuatro meses (y 4 meses ÷ 2,97 ≈ 1,35 meses, el mismo resultado).Esto significa que, de media, las existencias mantenidas durante el período bastaban para cubrir unos 1,35 meses de salidas sin reposición. Cabe señalar que las existencias finales, de 258.800, ya cubren 258.800 ÷ 103.050 ≈ 2,5 meses: las existencias están aumentando.10) Nivel de servicio = 1 − 0,13 = 87%.Rotación = 5.345.287,35 ÷ 386.435,00 ≈ 13,8 veces al año (13,83).Cobertura = 365 ÷ 13,83 ≈ 26,4 días.
Reactions
0
0 Comments
Be the first to comment
Nothing here yet.