O ciclo contábil: suas etapas e escrituração

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As cinco etapas do ciclo contábil — captação, reconhecimento, acumulação, sumarização e evidenciação —, plano de contas, livros e demonstrações.

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O ciclo contábil

O ciclo contábil, também chamado de processo contábil, é a sequência de etapas pela qual os dados das transações de um período se transformam nas demonstrações contábeis. A Contabilidade tem a missão de apurar o resultado da entidade em intervalos regulares de tempo. Essa apuração é feita, pelo menos, uma vez por ano, ao fim do exercício social, como exige a legislação brasileira — mas pode ser feita também em períodos menores (mensal, trimestral), para fins gerenciais ou tributários.

O ciclo se aplica a entidades comerciais, industriais e prestadoras de serviços, públicas ou privadas. O resultado contábil é apurado pelo regime de competência; o regime de caixa é usado para acompanhar o fluxo financeiro (entradas e saídas de dinheiro).

As etapas do ciclo contábil

O ciclo é dividido em cinco etapas:

EtapaDescrição
1. Captação dos dadosColeta dos dados das transações e eventos econômicos que afetam o patrimônio, a partir dos documentos: contratos, notas fiscais, recibos, laudos, extratos.
2. ReconhecimentoDecidir o que será registrado, em que data, em que conta e por qual valor.
3. Acumulação (estruturação do banco de dados)Registro e processamento dos lançamentos pelo sistema contábil, que os organiza no Diário, no Razão e nas demais bases de dados.
4. SumarizaçãoOs dados acumulados são resumidos e transformados em informações úteis aos usuários: balancetes, demonstrações contábeis e demais relatórios (análises, pareceres, laudos).
5. EvidenciaçãoComunicação das informações aos usuários internos e externos: publicação das demonstrações, envio de relatórios, entrega das escriturações digitais ao fisco.
O ciclo contábil
O ciclo contábil

Depois de decidir em que conta e por qual valor a compra de uma máquina será registrada, o lançamento é processado pelo sistema e organizado no Diário e no Razão. Essa última parte corresponde a qual etapa do ciclo contábil?

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Gabarito: Acumulação — é a etapa em que os lançamentos são registrados e organizados no banco de dados contábil (Diário, Razão). Decidir a conta e o valor, que veio antes, é o Reconhecimento.

1. Captação dos dados

O patrimônio varia por causa das operações realizadas no período, que geram gastos ou receitas.

Fatos (ou eventos) contábeis são acontecimentos que alteram o patrimônio da entidade, seja na sua composição (aspecto qualitativo), seja no seu valor (aspecto quantitativo): emissão de cheques, depósitos bancários, compra de veículos, compra de materiais, pagamento de obrigações, recebimento de direitos, venda de mercadorias etc.

Já os atos que não alteram o patrimônio nem o resultado — como a contratação de um empregado, a assinatura de um contrato que ainda não foi executado ou a emissão de um pedido de compra — não são registrados pela Contabilidade e são chamados de atos administrativos. (Alguns deles, como avais e fianças dados a terceiros, embora não alterem o patrimônio, podem ter de ser divulgados em notas explicativas.)

Tipos de receitas

A receita mais comum é a da atividade principal da empresa: venda de mercadorias ou produtos e prestação de serviços. Há também outras receitas, como as financeiras (juros recebidos, rendimentos de aplicações), os aluguéis recebidos e os ganhos na venda de bens do ativo imobilizado.

Tipos de gastos

Gasto é todo sacrifício financeiro que a entidade faz para obter um bem ou serviço. Conforme o destino, ele se classifica em:

  • Investimento: gasto ativado, que trará benefícios em períodos futuros. Ex.: compra de uma máquina;
  • Custo: gasto com bens ou serviços usados na produção de outros bens ou serviços. Ex.: matéria-prima, mão de obra da fábrica;
  • Despesa: gasto consumido, direta ou indiretamente, para obter receitas, ligado à venda, à administração ou às finanças da empresa. Ex.: anúncios, aluguel do escritório, juros pagos;
  • Perda: bem ou serviço consumido de forma anormal ou involuntária, sem gerar receita. Ex.: estoque destruído num incêndio;
  • Desembolso: saída de dinheiro (pagamento), que pode ocorrer antes, durante ou depois do gasto. Ex.: pagar em março uma compra feita em janeiro.

Uma indústria compra em janeiro, a prazo, R$ 8.000 de matéria-prima e paga a dívida em fevereiro. O que ocorreu em janeiro e em fevereiro, respectivamente?

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Gabarito: Um gasto (que será custo de produção) e um desembolso — o gasto acontece quando a empresa adquire a matéria-prima, mesmo sem pagar; o desembolso é a saída de dinheiro, em fevereiro. Não é despesa, porque a matéria-prima vai para a produção.

Qual destes acontecimentos NÃO é um fato contábil?

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Gabarito: A contratação de um empregado que só começará a trabalhar no mês seguinte — é um ato administrativo: ainda não altera o patrimônio. O depósito parece não mudar nada, mas muda a composição do ativo (sai do Caixa, entra em Bancos), por isso é um fato contábil.

2. Reconhecimento dos fatos contábeis

Reconhecer é decidir se um fato captado será registrado, em que momento, em que conta e por qual valor, segundo as normas contábeis. Para que isso seja feito de forma padronizada, a entidade precisa ter, antes de iniciar o ciclo, um plano de contas: o conjunto de normas e a relação de contas que servem de guia e modelo para os registros do sistema contábil.

Na indústria, no comércio e nos serviços, cada empresa elabora o seu plano de contas, respeitando a Lei nº 6.404/76 e as normas do CPC. Alguns setores têm plano de contas padronizado pelo regulador: as instituições financeiras seguem o COSIF, do Banco Central; as seguradoras, as regras da SUSEP; e o setor público, o PCASP, da Secretaria do Tesouro Nacional.

O plano de contas é composto de três partes:

  • Elenco de contas: a estrutura (a lista) das contas; pode ser ampliada quando surgirem novas operações;
  • Função das contas: explica a finalidade de cada conta e o que ela registra;
  • Funcionamento das contas: mostra como cada conta se relaciona com as demais — quando é debitada, quando é creditada e como é aberta, movimentada e encerrada.

O elenco começa pelas contas de 1º grau, que correspondem aos grandes grupos das demonstrações contábeis. Veja um exemplo simplificado:

1º nível ou grau de contasGrandes grupos
1Ativo
2Passivo e Patrimônio Líquido
3Receitas
4Despesas
5Custos
2º nível ou grau de contasGrupos de contas
1.1Ativo Circulante
1.2Ativo Não Circulante
2.1Passivo Circulante
2.2Passivo Não Circulante
2.3Patrimônio Líquido
3.1Receitas Operacionais
3.2Outras Receitas
4.1Despesas Operacionais
4.2Outras Despesas
5.1Custo das Mercadorias Vendidas
5.2Custo dos Serviços Prestados
3º nível ou grau de contasSubdivisão do grupo de contas
1.1.1Disponibilidades
1.1.2Contas a Receber
1.1.3Estoques
1.1.4Despesas Antecipadas (do exercício seguinte)
1.2.1Realizável a Longo Prazo
1.2.2Investimentos
1.2.3Imobilizado
1.2.4Intangível
2.1.1Obrigações com Fornecedores
2.1.2Obrigações Tributárias
2.1.3Obrigações Trabalhistas
2.1.4Outras Obrigações
2.2.1Empréstimos e Financiamentos de Longo Prazo
2.3.1Capital Social
2.3.2Reservas
3.1.1Receita Operacional Bruta
3.2.1Outras Receitas
4.1.1Despesas Administrativas
4.1.2Despesas Comerciais
4.1.3Despesas Financeiras
4.2.1Outras Despesas
4º nível ou grau de contasContas dos subgrupos
1.1.1.01Caixa
1.1.1.02Bancos Conta Movimento
1.1.1.03Aplicações Financeiras de Liquidez Imediata
1.1.2.01Clientes
1.1.2.02Duplicatas a Receber
1.1.2.03Outros Valores a Receber
5º nível ou grau de contasContas analíticas
1.1.1.01.001Caixa Matriz
1.1.1.01.002Caixa Filial 1
1.1.1.01.003Caixa Filial 2
1.1.1.02.001Banco do Brasil S.A.
1.1.1.02.002Banco Bradesco S.A.
1.1.1.02.003Itaú Unibanco S.A.
1.1.1.03.001Banco do Brasil S.A.
1.1.1.03.002Banco Bradesco S.A.
1.1.1.03.003Itaú Unibanco S.A.
1.1.2.01.001IFPR
1.1.2.01.002UFPR

As contas de 1º a 4º grau são sintéticas (agrupam outras); as do último grau são analíticas, e só nelas se fazem os lançamentos. A numeração dos grupos varia de plano para plano — há planos em que as receitas vêm depois das despesas, por exemplo —, mas a lógica é sempre a mesma. No 1º grau, cada grande grupo é chamado de classe, e a 1ª classe é a do ativo:

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Exemplo, com os mesmos códigos usados nas tabelas:

  • 1 Ativo
  • 1.1 Ativo Circulante
  • 1.1.1 Disponibilidades
  • 1.1.1.01 Caixa
  • 1.1.1.02 Bancos Conta Movimento
  • 1.1.1.03 Aplicações Financeiras de Liquidez Imediata
  • 1.2 Ativo Não Circulante
  • 2 Passivo e Patrimônio Líquido
  • 2.1 Passivo Circulante
  • 2.2 Passivo Não Circulante
  • 2.3 Patrimônio Líquido

Ativo circulante reúne as disponibilidades e os bens e direitos que se espera realizar (converter em dinheiro), vender ou consumir no exercício social seguinte, isto é, em até 12 meses após a data do balanço — ou dentro do ciclo operacional da empresa, quando ele for mais longo (art. 179 da Lei nº 6.404/76 e CPC 26). Recebe esse nome justamente por ter maior liquidez. Principais exemplos: dinheiro em caixa e em bancos; aplicações financeiras de curto prazo; contas a receber de clientes no curto prazo; estoques (mercadorias, matérias-primas, produtos acabados); despesas antecipadas.

Ativo não circulante reúne os demais ativos: os direitos que só serão realizados após os 12 meses seguintes (realizável a longo prazo) e os bens e direitos que a empresa mantém para usar nas suas atividades ou como investimento permanente, e não para vender. Divide-se em realizável a longo prazo (ex.: empréstimos a empresas coligadas, depósitos judiciais), investimentos (ex.: participações em outras empresas, imóveis para renda), imobilizado (ex.: imóveis de uso, máquinas, veículos, equipamentos) e intangível (ex.: marcas, patentes, softwares).

Passivo circulante reúne as obrigações que vencem no exercício social seguinte (em até 12 meses após a data do balanço), ou dentro do ciclo operacional, quando ele for mais longo. Principais exemplos: fornecedores; salários e encargos a pagar; impostos a recolher; imposto de renda e contribuição social a pagar; aluguéis a pagar; empréstimos de curto prazo; a parcela dos empréstimos de longo prazo que vence nos próximos 12 meses; dividendos a pagar.

Passivo não circulante reúne as obrigações com vencimento após os 12 meses seguintes. Principais exemplos: empréstimos e financiamentos de longo prazo; tributos parcelados a longo prazo; imposto de renda e contribuição social diferidos; provisões para processos judiciais (contingências) de longo prazo; obrigações com planos de pensão e de saúde de empregados.

Patrimônio líquido é a diferença entre o ativo e o passivo: aquilo que pertence aos sócios ou acionistas. Segundo o art. 182 da Lei nº 6.404/76, é composto por capital social, reservas de capital, ajustes de avaliação patrimonial, reservas de lucros, ações em tesouraria (redutora) e prejuízos acumulados (redutora). Quando as perdas superam o capital e as reservas, o PL fica negativo — o chamado passivo a descoberto.

Aqui poderá ver como o governo federal divide suas contas em grauslink outside website.

Hoje a empresa tomou um empréstimo de R$ 120.000, a ser pago em 24 parcelas mensais iguais de R$ 5.000, a primeira daqui a um mês. Desconsiderando os juros, como ele aparece no balanço de hoje?

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Gabarito: R$ 60.000 no passivo circulante e R$ 60.000 no passivo não circulante — as 12 parcelas que vencem nos próximos 12 meses (12 x R$ 5.000) são circulantes, e as outras 12 vencem depois disso. Pôr tudo no não circulante é o erro mais comum: a parcela de curto prazo de uma dívida longa é circulante.

3. Acumulação: a escrituração

Escrituração é o registro dos fatos contábeis nos livros próprios, em ordem cronológica, em idioma e moeda nacionais, sem rasuras nem espaços em branco, e com base em documentos hábeis e idôneos que comprovem cada operação (ITG 2000). Antigamente era manual ou mecanizada; hoje é feita por sistemas informatizados e, para a maioria das empresas, entregue em formato digital pela Escrituração Contábil Digital (ECD) do SPED.

Principais livros contábeis

Exigidos pela legislação comercial e pelas normas contábeis

  • Livro Diário: registra todos os fatos em ordem cronológica, dia a dia. É obrigatório para todos os empresários e sociedades (art. 1.180 do Código Civil), com exceção do pequeno empresário, que pode ser dispensado.
  • Livro Razão: registra o movimento de cada conta separadamente. É exigido pela legislação do imposto de renda (Lei nº 8.218/1991) e pelas normas contábeis (ITG 2000).
Exemplo de livro razão
Exemplo de livro razão

Exigidos pela legislação fiscal

Hoje, a maior parte desses livros é escriturada e entregue digitalmente, pelo SPED:

  • Livro de Registro de Inventário (estoques);
  • Livros de Registro de Entradas e de Saídas;
  • Livros de Registro de Apuração do ICMS e do IPI;
  • Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque;
  • Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR), hoje entregue na ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
  • Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC), para postos;
  • Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP).

Com a reforma tributária (EC nº 132/2023 e LC nº 214/2025), o ICMS e o ISS serão extintos até 2033, substituídos pelo IBS, e o PIS e a Cofins, pela CBS; os livros e as escriturações ligados a esses tributos mudarão ao longo da transição.

Exigidos pela Lei das Sociedades por Ações (art. 100)

  • Registro de Ações Nominativas;
  • Transferência de Ações Nominativas;
  • Registro de Partes Beneficiárias Nominativas;
  • Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas;
  • Atas das Assembleias Gerais e Presença dos Acionistas;
  • Atas das Reuniões do Conselho de Administração e da Diretoria;
  • Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.

Livros facultativos e auxiliares

  • Razão Auxiliar de Clientes;
  • Razão Auxiliar de Fornecedores;
  • Livro Caixa (obrigatório apenas em casos específicos, como para empresas do Simples Nacional que não mantêm escrituração contábil).

4. Sumarização: as demonstrações contábeis

Demonstrações obrigatórias pela legislação societária

(Art. 176 da Lei nº 6.404/76 – Lei das Sociedades por Ações, alterado pela Lei nº 11.638/07)

  • Balanço Patrimonial (BP);
  • Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA), que pode ser substituída pela Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), obrigatória para as companhias abertas;
  • Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
  • Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC), dispensada para a companhia fechada com patrimônio líquido inferior a R$ 2 milhões na data do balanço;
  • Demonstração do Valor Adicionado (DVA), obrigatória apenas para as companhias abertas;
  • Notas explicativas (NE), que complementam as demonstrações.

O Relatório da Administração também é exigido das sociedades anônimas (art. 133), mas não faz parte das demonstrações financeiras. Relatórios gerenciais internos não são obrigatórios.

Demonstrações exigidas pelo CPC 26 (R1)

  • Balanço Patrimonial ao final do período;
  • Demonstração do Resultado do período;
  • Demonstração do Resultado Abrangente do período;
  • Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido do período;
  • Demonstração dos Fluxos de Caixa do período;
  • Demonstração do Valor Adicionado, quando exigida por lei (companhias abertas) ou por órgão regulador, ou divulgada voluntariamente;
  • Notas explicativas, com o resumo das políticas contábeis significativas e outras informações;
  • Informações comparativas do período anterior e, quando a entidade aplica uma política contábil retrospectivamente ou reapresenta/reclassifica itens, o Balanço Patrimonial no início do período mais antigo apresentado.

Atenção: o CPC 26 (R1) vale até 2026. Para os exercícios iniciados a partir de 1º de janeiro de 2027, ele é substituído pelo CPC 51 (equivalente à IFRS 18), que muda a estrutura da DRE, com novos subtotais de resultado operacional e a divulgação de medidas de desempenho definidas pela administração.

Uma companhia fechada tem patrimônio líquido de R$ 1,5 milhão na data do balanço. Pela Lei 6.404/76, qual destas demonstrações ela está dispensada de elaborar?

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Gabarito: Demonstração dos Fluxos de Caixa — o art. 176, parágrafo 6º, dispensa da DFC a companhia fechada com PL inferior a R$ 2 milhões. Balanço, DRE e notas explicativas são obrigatórios para todas.

5. Evidenciação: a divulgação dos resultados

A última etapa é levar as informações aos usuários. As sociedades anônimas publicam as suas demonstrações; desde 2022 (Lei nº 13.818/2019), a publicação é feita de forma resumida em jornal de grande circulação, com a íntegra no site do mesmo jornal. As companhias abertas também as divulgam à CVM e no site de relações com investidores. Para o fisco, a escrituração é entregue digitalmente pelo SPED (ECD e ECF), e as empresas de outros tipos apresentam as demonstrações a sócios, bancos e demais interessados.

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Exercícios

1) (CESPE / CEBRASPE - 2018) A respeito do ciclo contábil, julgue os itens a seguir.

I Compõem o ciclo contábil o registro das transações no diário e no razonete, a preparação do balancete após ajustes e os registros de encerramento.

II Elaborar os papéis de trabalho é parte inicial na programação do ciclo contábil, momento em que são traçados os objetivos de todo o processo.

III As fases do ciclo contábil podem ser descritas como: captação, reconhecimento, processo de acumulação, sumarização e evidenciação.

IV A elaboração das demonstrações financeiras relativas a cada exercício social não necessariamente deve seguir o ciclo contábil.

Estão certos apenas os itens

A) I e II.

B) I e III.

C) II e IV.

D) I, III e IV.

E) II, III e IV.

2) (FUNDATEC - 2011) O ciclo contábil consiste na sequência dos procedimentos contábeis, representando o processo executado nas empresas para elaborar as demonstrações contábeis a partir das transações econômicas realizadas. Resumir os dados processados e organizados pelos sistemas contábeis, transformando-os em informação útil para os usuários, é a função de qual das etapas do ciclo contábil?

A) Captação.

B) Reconhecimento.

C) Acumulação.

D) Sumarização.

E) Evidenciação.

3) (FUNDATEC - 2012) O ciclo contábil representa o processo executado nas empresas para elaborar as Demonstrações Contábeis, a partir das transações econômicas realizadas. Qual das fases abaixo NÃO pertence ao ciclo contábil?

A) Evidenciação.

B) Regime de competência.

C) Sumarização.

D) Captação.

E) Reconhecimento.

4) (FUNCAB - 2015) Marque a alternativa que apresenta a fase do ciclo contábil representativa do fato de se registrar a compra de um ativo em imobilizado e em passivo pelo fato de a compra ter sido efetuada a prazo.

A) Reconhecimento.

B) Acumulação.

C) Evidenciação.

D) Captação.

E) Sumarização.

5) (Instituto UniFil - 2020) Contabilidade é um sistema de informações e avaliações, que registra as transações que alteram o patrimônio da entidade, disponibilizando informações através de suas demonstrações a seus usuários. Informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma sobre os conceitos básicos de contabilidade e assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

( ) As informações são disponibilizadas apenas para usuários internos, pois necessitam avaliar o desempenho da administração e desempenho das atividades da entidade.

( ) A escrituração deve ser desempenhada em idioma e moeda corrente nacional, em ordem cronológica e com base em documentos de origem externa ou interna que evidenciam fatos administrativos.

( ) Ativo é um recurso controlado pela entidade como resultado de eventos passados e do qual a entidade espera obter futuros benefícios econômicos.

( ) Passivo Circulante representa as obrigações da entidade, cujo ciclo operacional seja maior que o do exercício social, como: obrigações com funcionários, fornecedores, empréstimos e financiamentos.

A) F – V – F – F.

B) F – F – V – V.

C) F – V – V – F.

D) F – V – F – V.

6) (FGV - 2021) De acordo com o Pronunciamento Técnico CPC 26 (R1) - Apresentação das Demonstrações Contábeis, quando o ciclo operacional de uma entidade não for claramente identificável, pressupõe-se que sua duração seja de

A) 30 dias.

B) 90 dias.

C) 12 meses.

D) 18 meses.

E) 4 anos.

7) (Fundação CESGRANRIO - CESGRANRIO - 2018) O CPC 26 (R1) Apresentação das Demonstrações Contábeis, aprovado pela Deliberação CVM 676/2011, estabelece, como um dos critérios para a classificação dos ativos no balanço patrimonial, o ciclo operacional da empresa. Nesse contexto, entende-se que o ciclo operacional de uma indústria é o período decorrente entre a compra de matéria-prima, seu processamento e a

A) venda e recebimento da venda

B) emissão da nota fiscal de venda

C) transformação em produto acabado

D) venda e transferência da propriedade

E) saída do produto do estoque de produtos acabados

8) (DIRENS - Aeronáutica - Sargento - Especialidade: Administração - 2017) Uma das partes que compõem o Plano de Contas é o

A) razonete.

B) balancete.

C) elenco de contas.

D) regimes contábeis.

Gabarito

1) B — I e III estão certos; II está errado (papéis de trabalho não são a etapa inicial do ciclo) e IV também (as demonstrações resultam justamente do ciclo contábil).

2) D

3) B — regime de competência é um critério de reconhecimento, não uma fase do ciclo.

4) A — decidir que a compra entra no imobilizado, em contrapartida a uma obrigação no passivo, é reconhecer o fato.

5) C — as informações também servem a usuários externos; e o passivo circulante reúne as obrigações que vencem no exercício seguinte (ou no ciclo operacional), não as de prazo maior.

6) C

7) A — o ciclo operacional termina com a realização em caixa, ou seja, com o recebimento da venda.

8) C

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