什么是物料仓库到目前为止，本系列已经讨论了买多少、何时买、向谁买。现在，物料送到了。需要有人接收并核对是否符合订单，把它存放在方便查找的地方，掌握库存数量，再交给需要使用的人。承担这些工作的，就是物料仓库。与这一主题相关的两个葡萄牙语词都源自阿拉伯语：“armazém”来自al-makhzan，意为仓库；“almoxarife”来自al-mushrif，意为监督管理的检查员。几个世纪以来，仓库管理员负责保管领主、修道院或王室的财物。这一职位曾存在于葡萄牙的行政体系中，后来也随之传入巴西。核心职责至今未变：物料仓库是组织存放待用物料的实体场所，仓库管理员对其中的物料负责。人们常把“物料仓库”和“库存”混为一谈，但两者并不相同：库存是等待使用或出售的物料总量，回答的是有什么。库存的类别已在库存类型一课介绍。物料仓库回答的是在哪里、如何管理：它既是场所，也承担接收、保管、管控和发放物料的工作。配送中心是以向客户配送产品为主的仓库，周转快，重点在于出库发运。下一课会专门介绍。许多商贸企业只把清洁用品、办公用品和维修零件等内部使用物资的存放处称为“物料仓库”，把待售商品称为“库存”。这种用法很常见，但在工业企业和公共部门，物料仓库也保管原材料、零部件和成品。界定物料仓库的关键是其职能，而不是存放的物料种类。为什么物料仓库很重要物料仓库管理不善，会造成三类采购单上看不到的损失：物料明明有，却找不到，只好重复购买；物料因过期、损坏或被盗而损失；系统显示有零件，实际却没有，导致生产或服务中断。因此，衡量物料仓库效率，关键不在规模，而在几个简单的问题：系统记录的数量与货架上的实物是否一致？（库存准确率）从货车抵达，到物料可供使用，需要多长时间？有多少领料申请能按时、足量完成？（服务水平，已在库存政策一课介绍）过期、损坏和丢失造成多少损失？可用空间利用了多少？这里要看容积，而不只是地面面积。组织结构物料仓库通常按物料流转的顺序，承担四项职能：物料仓库的四项职能，贯穿物料从供应商到内部使用者的流转过程小企业可能由一个人完成全部工作。大企业则往往为每项职能设立专门部门，还可能按物料种类（原材料、维修物资、办公用品、易燃品）或业务单位划分仓库。采购环节讨论过的集中与分散之争，在这里同样适用：中央仓库有规模和管控优势，区域仓库则响应更快。一家服装店把待售服装放在库房，把清洁用品和打印纸放在柜子里。以下哪项说法正确？答案：两者都发挥了物料仓库的作用：关键在于接收、保管、管控和发放物料，而不是物料的种类。商贸企业通常只把内部物资的存放处称为物料仓库，但两者的职能相同；工业企业和公共部门的物料仓库还保管原材料和成品。收货收货是物料进入仓库的第一关，也是避免损失的关键：不符合要求的物料一旦被接收，后续就会给所有环节带来麻烦。收货分为四步。入库与单据核对。车辆载着货物和DANFE抵达（相关单据见本课末尾）。收货人员要核对是否有对应的采购订单，发票上的供应商、产品、数量和价格是否与订单一致，以及NF-e是否有效（通过税务机关网站上的访问密钥查询，可以确认它是否获批、是否被取消）。数量核对。通过清点、称重或测量确认数量。一个有效做法是盲点验收：验收人员先不看发票上的数量，独立清点并记录结果，然后再对照。提前知道预期数量，容易让人不自觉地数出那个数字。质量检验。确认物料是否符合规格，可采用目视检查、测试、实验室分析或抽样检验（大批量物料按抽样方案进行）。包装破损、临近保质期和运输损坏等情况，都应在司机离开前记录并拍照。验收处理。可以接收并录入系统，从而进入付款流程；也可以附条件接收，或全部、部分拒收，开具退货发票退回货物，并通知采购部门。验收完成前，物料应放在单独的隔离区或暂收区，既不能使用，也不能计入可用库存。公共部门的收货公共行政部门遵循同样的逻辑，但程序由法律明确规定。第14.133/2021号法律第140条规定，采购物资先由合同监督人员进行简要检查，完成临时验收；再由指定的公务人员或委员会出具详细文件，证明物料符合合同要求，完成最终验收。付款只能在最终验收后进行。合同监督已在行政合同一课介绍。验收人员拿到写有500箱的发票，对照发票清点后也数出了500箱，后来却发现实际只送来480箱。哪种做法可以降低这一风险？答案：盲点验收，即不看发票上的数量，先独立清点。知道预期数量的人容易不自觉地确认这个数字。抽样用于质量检验，不能代替数量核对；清点前录入系统，还可能为未到货的物料启动付款流程。储存物料验收合格后，就要放到指定位置。做好储存管理，需要作出三个决定：放在哪里。仓库的每个储位都有一个地址，通常由巷道、货架组（或列）、层和位置组成。系统记录螺丝X位于03-12-2-1，任何人都能找到。没有储位地址，往往只有当初存放它的人知道它在哪里。固定储位还是动态储位。固定储位让每种物料始终存放在同一位置，管理简单，但缺货时会空占空间。动态储位则把物料放在任何合适的空位，并由系统记录位置；空间利用率更高，但依赖可靠的记录。许多仓库两者并用：拣货区采用固定储位，后备库存区采用动态储位。怎样存放。遵守制造商对温度、湿度和最大堆叠高度等条件的要求，将不宜混放的物料（易燃品、化学品、食品）分开，把周转快的物料放在靠近出口的位置，重物放在下层。实物出库有一项重要原则：先进先出；对有保质期的物料，则应先到期先出（英文分别为FIFO和FEFO）。它规定的是从货架上取货的顺序，避免旧批次物料留在后面直至过期。不要将其与库存的会计计价方法（PEPS、UEPS和平均成本法）混淆：后者决定计入损益的成本，已在库存计价一课介绍。企业完全可以按FEFO安排实物出库，同时采用平均成本法进行会计计价。托盘货架、叉车、货架等设备，以及仓库布局优化，将在仓库设备与优化一课介绍。通过编码、条形码和RFID识别物料的方法，已在物料分类与编码一课介绍。库存管控与盘点库存管控，就是随时掌握每种物料有多少、在哪里、价值多少。过去，人们用货架卡和库存卡（kardex）记录，每次出入库都要手工更新。如今，企业使用ERP的库存模块；规模较大的仓库还会使用WMS（仓库管理系统），管理储位、作业任务和条形码扫描记录。但原则没有变：任何物料出入库都必须有单据，因为每一次未记录的流转，都可能造成盘点差异。盘点盘点是清点实物，并与系统记录核对。它既能修正库存数量、发现损失，也有助于履行法定义务：企业需要在每个会计年度末记录库存，并将其用于编制资产负债表。盘点有两种方式：全面盘点（定期盘点）。通常在年末关闭仓库，一次清点所有物料。组织起来比较简单，但会中断作业；由于时间紧、参与人员多，也更容易出错。循环盘点。每天或每周清点一部分物料，在一年内覆盖全部物料，重要物料盘点得更频繁。ABC分类法（已在ABC与XYZ一课介绍）可用来确定频率：例如A类每月盘点，B类每季度盘点，C类每年盘点一次或两次。这种方式无需中断作业，也能更早发现差错。一项基本指标是库存准确率：准确率 = 无差异的物料种类数 ÷ 盘点的物料种类数 × 100例如，一次循环盘点清点了250种物料，其中235种与系统记录一致，15种存在差异。准确率 = 235 ÷ 250 = 94%。还可以计算金额准确率（差异金额与盘点金额之比），因为高价值物料的差错比一颗螺丝的差错影响更大。发现差异后，不能直接修改系统数量了事。应先复点有差异的物料，查明原因（未凭领料单出库、收货记录错误、储位弄错或失窃），再由仓库管理员以外的人员批准调整。一次循环盘点清点了320种物料，其中24种存在差异。按物料种类计算，准确率是多少？答案：92,5%——无差异的物料种类数 = 320 − 24 = 296，296 ÷ 320 = 0,925。7,5%是差错率（24 ÷ 320），即准确率的补数。物料发放最后一项职能，是把物料交给需要使用的人：可能是工厂的某个部门、施工现场，也可能是市立学校。流程如下：领料申请。使用者通过纸质单据或系统提出申请，注明物料、数量、成本中心，并取得有权申请人员的授权。拣货。仓库按储位取出所需物料，即picking；配送中心一课会进一步介绍。交付或领取。物料交给使用者，由其签收，同时在系统中扣减库存。退回。未用完的物料凭退料单返回仓库，重新计入库存。同一家企业位于不同地点的单位之间调拨物料，也必须开具发票，因为这属于货物的流转。物料仓库的单据单据用途采购申请／采购订单记录向供应商订购的货物，是收货核对的依据。NF-e（电子税务发票）销售或转移货物的税务凭证。这是一份数字文件，须在货物发出前完成签名并获得财政厅批准，附有44位访问密钥。DANFENF-e的辅助单据，即随货运输的简化纸质票据。它不是发票本身，可凭上面的访问密钥查询发票。CT-e和MDF-e电子运输凭证（运费单据）和电子税务单据清单（汇总一次运输所涉发票）。详见运输管理课程。装箱清单列明货物的包装件、每个箱子或托盘内的物品，以及重量和数量。便于核对，但不是税务凭证。收货记录或收货单记录核对结果、差异和签名。物料领用单仓库内部的出库申请。物料退库单记录未使用物料退回仓库的情况。库存卡／系统报表记录每项物料的入库、出库及结存历史。盘点清单列有待盘点物料、留有实盘数量填写位置的表单或手持终端记录。还有一项新变化：根据消费税制改革（第214/2025号补充法），2026是CBS和IBS的试行年，NF-e也新增了这两种税的相关字段。仓库的收货核对流程不变，但查看发票文件的人会看到这些新字段。货车抵达时没有随车携带DANFE，但司机提供了发票的访问密钥。这意味着什么？答案：可以凭访问密钥核对发票，因为NF-e是数字文件，DANFE只是它的纸质呈现形式——按规定，DANFE通常应随货运输；未携带DANFE属于应当记录的违规情况，但可以通过访问密钥确认发票是否存在、是否有效。装箱清单不是税务凭证。仓库岗位需要什么样的人仓库管理员早已不只是管钥匙的人。如今，这份工作要求条理清晰、注重细节（尤其是收货核对），熟悉系统（ERP、WMS和数据采集终端），了解税务单据，并重视安全规范，包括规范材料运输、搬运、储存和装卸的NR-11，以及涉及机器和设备的NR-12。最重要的是诚实：仓库管理员负责保管企业资产。因此，无论企业规模大小，都应遵守一条内部控制原则：保管物料的人不应同时负责采购，也不应审批自己经手的库存调整。要点回顾仓库既是存放物料的场所，也是一套负责收货、保管、管控和发放物料的组织安排；库存则指物料本身。收货时：先核对单据、数量（最好采用盲盘）和质量，再录入系统。储存时：为每个库位编址，遵守相容性要求，并按入库或到期顺序安排实物出库。库存管理时：每笔出入库都要有单据；开展全面盘点或循环盘点，并衡量账实准确率。发放时：按领用单拣货、交付并取得签收，处理退库。NF-e是数字税务凭证；DANFE是其辅助纸质单据；装箱清单列明货物包装件。练习题基础题1) 仓库与库存有什么区别？仓库与配送中心又有什么区别？2) 收货分为哪四个阶段？每个阶段要做什么？3) 一次循环盘点检查了180项物料，其中171项与系统记录一致。按物料项目计算，库存盘点准确率是多少？4) 说明NF-e、DANFE和装箱清单的区别。哪一种是税务凭证？5) 比较固定库位与动态库位：分别指出各自的一项优点和一项缺点。6) 仓库里有同一种酸奶的两个批次：批次1于3月2日到货，4月30日到期；批次2于3月9日到货，4月15日到期。按FIFO，哪个批次先出库？按FEFO呢？这里应采用哪种原则？进阶题7) 一次循环盘点核查了以下八项物料：物料系统结存实盘数量单位成本（R$）A12011845,00B3003002,50C5050310,00D8008120,40E15141.250,00F606018,00G2002007,50H404095,00a) 按物料项目计算，准确率是多少？b) 按价值计算，准确率是多少？计算方法为1 −（各项差异金额绝对值之和÷实盘库存价值）。c) 为什么两个结果相差这么大？应先调查哪项差异？d) 调整库存结存前应做什么？由谁审批调整？8) 某仓库有2.400项物料：A类240项、B类480项、C类1.680项。仓库实行循环盘点，A类每月盘点一次，B类每季度一次，C类每年两次；每年工作250天。a) 每年要盘点多少项次？b) 团队平均每个工作日要盘点多少项？c) 与每年一次的全面盘点相比，全面盘点要盘点多少项次？为什么即使盘点次数更少，效果通常仍不如循环盘点？9) 仓库里有某种药品的三个批次：批次L1：5/3入库，30/11到期，60件；批次L2：20/3入库，31/8到期，50件；批次L3：2/4入库，15/10到期，80件。现收到130件的领用申请。a) 按FEFO，应从哪些批次各取多少件？各批次还剩多少？b) 按FIFO呢？还剩多少？c) 为什么这里采用FEFO更合适？这会改变会计上的库存成本吗？10) 采购订单为600箱，单价R$ 25,00。一辆货车送来货物，发票写的是600箱，单价R$ 26,00。盲盘时，收货员清点出585箱；质量检查发现其中12箱被压坏，箱内产品也已受损。a) 可以接收多少箱？b) 发票数量与实际接收数量相差多少箱？差异从何而来？c) 按订单价格计算，接收物料的价值是多少？按发票价格计算又是多少？d) 收货部门应采取哪些措施？顺序如何？11) 工厂某部门申领了30卷胶带。仓库发出30卷，该部门使用了26卷，退回4卷。这批胶带由供应商送来，同一辆货车还运送了其他货物。审计还发现，该仓库的管理员既负责采购胶带，又审批自己经手的库存调整。a) 从采购到退库，各环节应有哪些单据？b) 内部控制存在哪项缺陷？为什么会带来风险？c) 如果这是公共机构的仓库，依据第14.133号法律，应如何办理胶带的收货手续？参考答案1) 库存是等待使用或出售的物料，回答的是“是什么”；仓库是接收、保管、管控和发放物料的场所及组织安排，回答的是“在哪里”和“怎么做”。配送中心则侧重将产品发往客户，周转快，以出货为重点。2) 单据核对（核查订单、发票，并通过访问密钥确认NF-e的有效性）；数量核对（清点、称重或测量，最好采用盲盘）；质量核对（通过检查、测试或抽样确认物料符合规格）；收货处理（接收、附保留意见接收或拒收，并在系统中办理入库）。3) 171 ÷ 180 = 0,95，即95%。4) NF-e是税务凭证：由财政厅批准、经签名的数字文件，带有44位访问密钥。DANFE是NF-e的简化纸质呈现形式，随货运输，也可用于查询NF-e。装箱清单列明货物的包装件，便于核对，但不是税务凭证。5) 固定库位：优点是简单，大家都知道每项物料放在哪里；缺点是物料缺货时，预留库位会闲置。动态库位：优点是更充分地利用空间；缺点是依赖可靠的管理系统，否则容易找不到物料。6) FIFO（先进先出）：先发较早到货的批次1。FEFO（先到期先出）：先发4月15日到期的批次2。有保质期的物料应采用FEFO；如果采用FIFO，批次2可能在货架上过期。7) a) B、C、F、G、H与系统记录一致，共8项中的5项。准确率＝5 ÷ 8 = 62,5%。b) 差异金额：A为2 × 45,00 = 90,00；D为12 × 0,40 = 4,80；E为1 × 1.250,00 = 1.250,00。合计：R$ 1.344,80。实盘库存价值：118 × 45 + 300 × 2,50 + 50 × 310 + 812 × 0,40 + 14 × 1.250 + 60 × 18 + 200 × 7,50 + 40 × 95 = 5.310 + 750 + 15.500 + 324,80 + 17.500 + 1.080 + 1.500 + 3.800 = R$ 45.764,80。按价值计算的准确率＝1 − 1.344,80 ÷ 45.764,80 = 1 − 0,0294 = 97,06%。c) 按物料项目计算时，每项差异的权重相同；按价值计算时，取决于涉及的金额。D多出的12件只值R$ 4,80，却仍算作一项不符。E少了1件，价值R$ 1.250，应优先调查：它造成的损失最大，也最可能涉及失窃或未经领用手续出库。d) 先重新清点有差异的物料，查找原因（未经领用手续出库、收货错误、库位记录错误或失窃），之后才能调整结存；审批人不能是该仓库管理员本人。8) a) A：240 × 12 = 2.880；B：480 × 4 = 1.920；C：1.680 × 2 = 3.360。合计：2.880 + 1.920 + 3.360 = 8.160项次／年。b) 8.160 ÷ 250 = 32,64，约每天33项。c) 全面盘点只需盘点2.400项次，但必须集中一次完成，仓库需要暂停运作，参与人员多、时间紧，容易出错；差错也可能直到下一年才被发现。循环盘点对更重要的物料核查得更频繁，不必中断运营，还能及早发现差错。9) a) 按FEFO，以到期日排序：L2（31/8）、L3（15/10）、L1（30/11）。发出L2的50件和L3的80件，共130件。剩下L1的60件，到期日为30/11。b) 按FIFO，以入库时间排序：L1、L2、L3。发出L1的60件、L2的50件和L3的130 − 110 = 20件。剩下L3的60件，到期日为15/10。c) 采用FEFO，留在仓库的是最晚到期的批次，可供使用的时间更长；采用FIFO，则留下约早一个半月到期的批次。FIFO和FEFO决定的是实物出库顺序；会计上的库存成本取决于企业采用的计价方法（PEPS或加权平均成本，详见库存计价课程），不一定要与实物出库顺序一致。10) a) 585 − 12 = 573箱。b) 600 − 573 = 27箱：其中15箱未送到（600 − 585），12箱因受损而拒收。c) 按订单价格：573 × 25,00 = R$ 14.325,00。按发票价格：573 × 26,00 = R$ 14.898,00。整张发票的金额为600 × 26,00 = R$ 15.600,00。d) 在司机离开前，拍照记录损坏情况，并在收货记录中注明短缺；对573箱附保留意见接收，拒收受损的12箱，并开具退货税务发票将其退回；向采购部门报告短缺15箱及发票价格高于订单价格的问题，付款前须与供应商解决；系统中只登记接收的573箱。11) a) 采购申请和采购订单；供应商开具的 NF-e，货物随附 DANFE；装货清单（与其他货物混装时，便于区分货物归属）及运输所用的 CT-e 或 MDF-e；收货单或验收记录；库存卡或系统中的入库记录；30 卷材料的领用申请；由领用部门签字的交付记录；4 卷材料的退回单据，退回数量重新计入库存。b) 职责未分离：保管材料的人不应同时负责采购或批准库存调整。如果三项职责集中在一人手中，此人就可能超量采购、挪走材料，再通过调整库存记录抹平差额，而不被察觉。c) 应先由合同监督人员进行简要检查并作临时验收，再由指定的公职人员或委员会作最终验收，出具详细文件，证明材料符合合同要求；只有完成最终验收后才能付款（Lei 14.133 第 140 条）。
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