IntroducciónAunque contar con existencias de materiales es indispensable para que la producción funcione y para atender las ventas, mantenerlas tiene un costo. Ese costo se compone de varios elementos que, según la perspectiva, llevan a las distintas áreas de la empresa a buscar objetivos opuestos. Después del costo de la mercancía, los costos logísticos suelen estar entre los más altos de una empresa, y saber gestionarlos puede ser decisivo para su supervivencia.Desde el punto de vista financiero, el inventario es capital inmovilizado en materiales: dinero que salió de la caja y que solo se recupera cuando el producto se vende o se consume. En ciertas situaciones, mantener existencias puede incluso resultar ventajoso: en épocas de alta inflación, los comerciantes retienen productos a la espera de nuevas subidas de precios, y quienes compran insumos cotizados en bolsa pueden acumularlos para protegerse de las fluctuaciones. En esos casos, el inventario tiene un carácter especulativo. En cambio, desde la perspectiva del consumo, las existencias se justifican por la demanda: sin ellas, se pierden ventas y clientes.Desde el punto de vista del almacenamiento, el inventario genera costos de espacio, condiciones especiales (refrigeración, temperatura controlada), movimientos internos, control, pérdidas, extravíos y obsolescencia.Esta lección organiza esos costos en cuatro grupos, muestra cómo estimar cada uno y explica cómo se suman para obtener el costo total. Sienta las bases para la siguiente lección, sobre el lote económico de compra, que utiliza precisamente esas cifras.Por qué cada área quiere un nivel de inventario distintoAntes de entrar en las cifras, conviene entender el conflicto. Cada área ve la parte del costo que le afecta:ÁreaQuiere existenciasPor quéVentasAltas (producto terminado)Atender rápido a los clientes, en las cantidades que solicitan, sin perder ventasAlmacenamientoBajasOcupar menos espacio, reducir los movimientos y abaratar el almacenamientoComprasAltas (lotes grandes)Tener más poder de negociación y obtener descuentos por volumen del proveedorFinanzasBajasEl inventario tiene un costo financiero; las compras grandes comprometen la liquidez y pueden obligar a la empresa a pedir préstamosProducciónAltas (materia prima)Evitar paradas de la línea y producir a gran escalaControl de gestiónBajasUn inventario grande implica más riesgo de pérdidas, mayores costos de almacenamiento y congestiónNingún área está equivocada: cada una defiende un costo real. La gestión de inventarios busca precisamente poner todos esos costos en la misma balanza y encontrar un equilibrio.Los principales grupos de costosLos costos asociados al inventario pueden dividirse en cuatro grandes grupos:Costo de adquisición: el precio pagado por los materiales.Costo de pedido (también llamado costo de reposición, de obtención o de emisión del pedido): lo que cuesta realizar cada pedido.Costo de mantenimiento (también llamado costo de posesión, de almacenamiento o de mantenimiento de existencias): lo que cuesta mantener los materiales en inventario.Costo de desabastecimiento: lo que cuesta no disponer del material cuando se necesita.Hay que prestar atención a los nombres: los libros usan siglas distintas. En esta serie usamos Cp para el costo de cada pedido y Cm para el costo de mantenimiento por unidad y por año. En el libro de Paulo Gonçalves, por ejemplo, cr es el costo de reposición (pedido) y cp es el costo de posesión (mantenimiento). Antes de aplicar una fórmula de otra fuente, comprueba qué significa cada letra.Costo de adquisiciónEs el importe pagado por el material: el precio unitario multiplicado por la cantidad comprada durante el año (D × P), incluidos los gastos de transporte y los impuestos que la empresa no puede recuperar. Puede parecer que «no tiene que ver» con el inventario, pero sí lo tiene: cuando el proveedor ofrece descuentos por volumen, el tamaño del lote modifica el precio y ese costo influye en la decisión. Lo veremos en la lección sobre el lote económico.Costo de pedidoEl costo de pedido es el gasto en que incurre la empresa cada vez que hace un pedido de reposición al proveedor. Abarca todo el proceso: la solicitud de compra, la búsqueda de precios, la negociación, la emisión del pedido, el seguimiento de la entrega, la recepción, la comprobación e inspección del material y el pago de la factura.En la industria, cuando el artículo se fabrica internamente, el equivalente es el costo de preparación (setup): el tiempo de inactividad de la máquina y el trabajo necesario para cambiar la línea de un producto a otro.Lo importante es que el costo de pedido es prácticamente fijo por pedido, tanto si se solicitan 10 unidades como si se solicitan 10.000. Por eso, el costo anual depende del número de pedidos realizados:Costo anual de pedidos = (D ÷ Q) × Cpdonde D es la demanda anual, Q es la cantidad de cada pedido (D ÷ Q es el número de pedidos por año) y Cp es el costo de cada pedido. Quien compra en lotes pequeños hace muchos pedidos y asume un costo de pedido elevado.Cómo estimar el costo de un pedidoUna forma práctica de hacerlo es dividir el costo anual del proceso de compras entre el número de pedidos emitidos. Supongamos que el departamento de compras, con dos compradores, el sistema y los gastos de comunicación, cuesta R$ 18.000 al mes (R$ 216.000 al año) y emite 1.200 pedidos al año:216.000 ÷ 1.200 = R$ 180 por pedidoSi cada recepción requiere además R$ 20 para la comprobación y la inspección, el costo de cada pedido asciende a R$ 200.Hay un matiz importante: en rigor, solo deben incluirse los costos que varían con el número de pedidos. El alquiler de la oficina de compras, por ejemplo, no baja si la empresa hace la mitad de los pedidos. Muchas empresas utilizan el cálculo anterior por sencillez, pero conviene saber que tiende a sobreestimar Cp.El transporte merece una consideración aparte: si el proveedor cobra una tarifa fija por entrega, se comporta como un costo de pedido; si cobra por kilo o por unidad, forma parte del costo de adquisición, porque no varía con el tamaño del lote.El departamento de compras de una empresa cuesta R$ 300.000 al año y emite 1.500 pedidos anuales. Si la empresa empieza a comprar en lotes dos veces mayores, ¿qué ocurre con el costo anual de pedidos, suponiendo que todo ese costo es variable?Respuesta: Se reduce a la mitad, de R$ 300.000 a R$ 150.000, porque se emitirán 750 pedidos de R$ 200 — el costo por pedido es 300.000 ÷ 1.500 = R$ 200. Con lotes dos veces mayores, se satisface la misma demanda con la mitad de los pedidos. El costo de pedido depende del número de pedidos, no del tamaño de cada uno.Costo de mantenimientoEl costo de mantenimiento se centra en las existencias almacenadas: deja de lado el flujo de materiales y suma todo lo que cuesta mantenerlos guardados. Es proporcional a la cantidad media en inventario y suele expresarse como una tasa anual sobre el valor de las existencias (por ejemplo, 25% al año) o como un importe en reales por unidad y por año. Tiene cuatro componentes.Costo de capitalEs el costo del dinero invertido en el inventario. Ese dinero podría generar rendimientos en otra inversión o servir para pagar una deuda. Por tanto, las existencias «cuestan» al menos lo que ese dinero podría rendir (costo de oportunidad) o los intereses del préstamo que las financia. Suele ser el componente más importante del costo de mantenimiento.¿Qué tasa debe utilizarse? Los libros plantean tres enfoques: la tasa de una inversión financiera habitual; la rentabilidad que obtiene la propia empresa con su capital; o el costo medio ponderado de sus fuentes de financiación. En Brasil, una referencia mínima natural es la tasa básica de interés, la Selic, que en 2025 y 2026 rondó el 14% y el 15% anual: es lo que rendiría el dinero, con un riesgo casi nulo, si no estuviera inmovilizado en una estantería. Las empresas que financian sus existencias con préstamos bancarios pagan bastante más. Por eso, en un país con tipos de interés altos, un inventario costoso pesa más que en países con tipos bajos, y los ejemplos de libros extranjeros que utilizan un costo de capital del 5% no son aplicables aquí.Costo de almacenamientoEs el costo del espacio: el alquiler del almacén (o la depreciación, si es propio), la energía, el agua, los impuestos sobre el inmueble, como el IPTU, y la refrigeración cuando es necesaria. Si el inventario comparte edificio con las oficinas, se calcula la proporción de superficie que ocupa y se le asigna esa misma proporción de los costos.Hay un fenómeno que merece atención: la saturación del espacio. Hasta cierto punto, almacenar más aumenta el costo de forma proporcional. Pero cuando el almacén se llena, mover los materiales se vuelve difícil, el flujo se atasca y aparecen gastos adicionales que crecen de forma no lineal: horas extras, alquiler urgente de espacio y daños por la manipulación en zonas abarrotadas.Costo de los servicios de inventarioIncluye al personal del almacén, la seguridad, el seguro de los materiales almacenados, los sistemas de control (TI) y los inventarios periódicos.Costo de los riesgos del inventarioAbarca la pérdida de valor de los materiales mientras están almacenados: obsolescencia (el modelo deja de fabricarse, cambia la moda), caducidad, deterioro, robos y extravíos. Es especialmente importante en los productos perecederos, la electrónica y la moda.Ejemplo: cálculo de la tasa de mantenimientoUna empresa mantiene un inventario medio de R$ 500.000 y ha calculado los costos del último año:ComponenteCosto anual% del inventario medioCapital (tasa adoptada por la empresa: 14% anual)R$ 70.00014%Almacenamiento (alquiler, energía, parte proporcional del IPTU)R$ 40.0008%Servicios (personal, seguro, sistema)R$ 25.0005%Riesgos (pérdidas, caducidad, obsolescencia)R$ 15.0003%TotalR$ 150.00030% anualComposición del costo de mantenimiento en el ejemplo: el costo de capital representa casi la mitadPara utilizar la tasa en las fórmulas, la convertimos en reales por unidad: un artículo que cuesta R$ 40 tiene un costo de mantenimiento de Cm = 30% × R$ 40 = R$ 12 por unidad y por año.Como las existencias oscilan entre el nivel máximo (justo después de recibir el lote Q) y casi cero, el inventario medio es aproximadamente Q ÷ 2. Por tanto:Costo anual de mantenimiento = (Q ÷ 2) × CmQuien compra en lotes grandes mantiene más existencias en promedio y paga un costo de mantenimiento elevado: justo lo contrario de lo que ocurre con el costo de pedido.Un artículo cuesta R$ 80 y la empresa estima su costo de mantenimiento en un 25% anual. Si el inventario medio de ese artículo es de 300 unidades, ¿cuánto gasta la empresa al año en mantenerlo?Respuesta: R$ 6.000 — el costo por unidad es 25% × 80 = R$ 20 al año; con una media de 300 unidades, 300 × 20 = R$ 6.000. R$ 24.000 es el valor del inventario medio (300 × 80), no el costo de mantenerlo.El Banco Central sube los tipos de interés y aumenta el costo de capital de la empresa. Si todo lo demás permanece igual, ¿qué tiende a ocurrir con el tamaño ideal de los lotes de compra?Respuesta: Disminuye, porque mantener existencias se ha encarecido — el costo de capital forma parte del costo de mantenimiento; si aumenta, conviene hacer más pedidos de menor tamaño para reducir el inventario medio. El costo de pedido no depende de los tipos de interés.Costo de desabastecimientoPara completar el panorama, está el costo de no disponer de existencias. Son los gastos que surgen cuando falta un artículo en el momento en que se necesita. Una parte puede medirse:el margen de beneficio de la venta perdida;los transportes y las compras urgentes, generalmente más caros;las penalizaciones contractuales por retraso;la producción detenida a la espera de un componente (personal inactivo, máquinas paradas);la sustitución por un producto o una materia prima más caros o menos rentables.Otra parte es difícil de medir, pero puede ser la más costosa: el cliente que no vuelve, la pérdida de cuota de mercado y el deterioro de la reputación de la empresa.Ejemplo: una tienda se quedó sin un producto durante una semana y perdió la venta de 50 unidades, con un margen de R$ 20 por unidad (R$ 1.000). Para reponerlo con rapidez, pagó R$ 400 por un envío urgente. El costo cuantificable del desabastecimiento fue de R$ 1.400, sin contar a los clientes que se fueron a la competencia y no volvieron.Como es difícil de estimar, el costo del desabastecimiento rara vez se incorpora directamente a una fórmula. En la práctica, las empresas fijan un nivel de servicio deseado (por ejemplo, evitar faltantes en el 95% de los ciclos) y calculan el inventario de seguridad necesario para alcanzarlo. Ese es el tema de la lección sobre plazo de entrega e inventario de seguridad.El panorama completo: el costo totalAl sumar los distintos componentes, el costo total anual de un artículo en inventario es:CT = D × P + (D ÷ Q) × Cp + (Q ÷ 2) × Cm(a lo que se añade el costo del desabastecimiento, cuando se puede estimar). La clave es que los dos términos intermedios se comportan de forma opuesta:lotes más grandes → menos pedidos (baja el costo de hacer pedidos), pero mayor inventario promedio (sube el costo de mantenimiento);lotes más pequeños → menor inventario promedio (baja el costo de mantenimiento), pero más pedidos (sube el costo de hacer pedidos).Ejemplo. Un artículo tiene una demanda de 6.000 unidades al año, un precio de R$ 40, un costo de R$ 200 por pedido y un costo de mantenimiento de R$ 12 por unidad al año. Comparemos dos políticas:PolíticaAdquisición (D × P)Pedidos (D ÷ Q × Cp)Mantenimiento (Q ÷ 2 × Cm)TotalLotes de 1.000R$ 240.0006 × 200 = R$ 1.200500 × 12 = R$ 6.000R$ 247.200Lotes de 500R$ 240.00012 × 200 = R$ 2.400250 × 12 = R$ 3.000R$ 245.400Comprar en lotes de 500 cuesta R$ 1.800 menos al año. Pero ¿es 500 la mejor cantidad? ¿Y 400? ¿Y 450? Encontrar la cantidad que minimiza el costo total es precisamente el problema de la cantidad económica de pedido, tema de la próxima lección.Una mala estimación de estos costos lleva a tomar malas decisiones. El libro de Paulo Gonçalves resume las tendencias:Si la empresa estima...Tiende a...Un costo por pedido demasiado bajoHacer demasiados pedidos, con riesgo de desabastecimiento y peores preciosUn costo por pedido demasiado altoComprar grandes volúmenes, con mucho capital inmovilizado y el almacén llenoUn costo de mantenimiento demasiado bajoComprar lotes grandes que exigirán más espacio de almacenamientoUn costo de mantenimiento demasiado altoMultiplicar los pedidos, las entregas, las inspecciones y las recepcionesEn el ejemplo anterior (D = 6.000, Cp = R$ 200, Cm = R$ 12), ¿cuánto sumarían los costos de hacer pedidos y de mantenimiento con lotes de 2.000 unidades?Respuesta: R$ 12.600 — pedidos: 6.000 ÷ 2.000 = 3 pedidos × 200 = R$ 600; mantenimiento: 2.000 ÷ 2 = 1.000 unidades de inventario promedio × 12 = R$ 12.000; total R$ 12.600, mucho peor que los R$ 5.400 del lote de 500. La trampa está en olvidar dividir el lote entre 2 para obtener el inventario promedio, lo que daría R$ 24.000 solo de mantenimiento.ReferenciasCHIAVENATO, Idalberto. Iniciação à administração da produção. São Paulo: McGraw-Hill, 1991.GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de materiais. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010 (capítulo 3, Custo dos estoques).RICARTE, Marcos António Chaves. A importância dos custos logísticos na cadeia de suprimentos. São Paulo: Widesoft Sistemas, 2002.EjerciciosFáciles1) Una distribuidora gasta R$ 96.000 al año en el departamento de compras y emite 800 pedidos al año. Verificar cada entrega recibida cuesta además R$ 30. ¿Cuál es el costo de cada pedido?2) Clasifica cada gasto como costo de adquisición, de hacer pedidos, de mantenimiento o de desabastecimiento:a) seguro del inventario;b) flete fijo de R$ 150 por entrega;c) multa por retrasarse en la entrega a un cliente;d) sueldo del comprador;e) producto caducado que se desecha;f) precio unitario de la mercancía.3) Una empresa estima su costo de mantenimiento en un 32% anual. ¿Cuál es el Cm de un artículo que cuesta R$ 25?4) Un artículo tiene una demanda de 12.000 unidades al año y se compra en lotes de 1.500 unidades. Cada pedido cuesta R$ 90. ¿Cuál es el costo anual de hacer pedidos?5) Al estimar el costo de cada pedido, ¿por qué, en rigor, no debería incluirse el alquiler de la oficina del departamento de compras?Difíciles6) El inventario promedio de una empresa tiene un valor de R$ 1.200.000. Durante el año, la empresa gastó R$ 84.000 en alquiler y electricidad del almacén, R$ 36.000 en personal y seguro del almacén y R$ 24.000 por pérdidas y obsolescencia. La empresa aplica un costo de capital del 15% anual. ¿Cuál es la tasa anual de mantenimiento? ¿Cuál es el Cm de un artículo que cuesta R$ 60?7) Un artículo tiene una demanda de 9.000 unidades al año y un precio de R$ 50. Cada pedido cuesta R$ 150 y la tasa de mantenimiento es del 24% anual. Compara la suma de los costos de hacer pedidos y de mantenimiento con lotes de 300, 450 y 900 unidades. ¿Cuál de las tres políticas es la más barata? ¿Es necesario incluir el costo de adquisición en esta comparación?8) Una tienda vende 500 unidades al mes de un producto. Cada pedido cuesta R$ 120, y mantener una unidad en inventario cuesta R$ 1,50 al mes. Actualmente compra en lotes de 1.000 unidades. Calcula el costo anual de hacer pedidos más el de mantenimiento con la política actual y con una política de lotes de 250 unidades. ¿Cuál conviene más y cuánto se ahorra?9) El departamento de compras de una fábrica cuesta R$ 25.000 al mes, de los cuales R$ 7.000 corresponden al alquiler y la depreciación de la oficina, que no varían según el número de pedidos. El departamento emite 150 pedidos al mes, y verificar e inspeccionar cada entrega recibida cuesta R$ 40.a) ¿Cuál es el costo de cada pedido según el cálculo simple (todo el costo del departamento dividido entre el número de pedidos)?b) ¿Cuál es el costo de cada pedido si solo se consideran los costos que varían según el número de pedidos?c) ¿Cuál de los dos valores debe usarse en las fórmulas y qué ocurre si la empresa usa el otro?10) Una tienda se quedó sin un producto dos veces durante el último año. En cada ocasión perdió la venta de 80 unidades, con un margen de R$ 15 por unidad, y pagó R$ 350 por un envío urgente para reponerlo. La empresa estima que mantener 60 unidades adicionales en inventario de forma permanente habría evitado ambos faltantes. El producto cuesta R$ 30 y la tasa de mantenimiento es del 30% anual. ¿Vale la pena mantener ese inventario adicional?Respuestas1) Proceso de compra: 96.000 ÷ 800 = R$ 120 por pedido. Al sumar la recepción: 120 + 30 = R$ 150 por pedido.2) a) mantenimiento (servicios relacionados con el inventario); b) hacer pedidos, porque es un costo fijo por entrega; c) desabastecimiento; d) hacer pedidos; e) mantenimiento (riesgo asociado al inventario); f) adquisición.3) Cm = 32% × 25 = R$ 8 por unidad al año.4) Número de pedidos: 12.000 ÷ 1.500 = 8 pedidos al año. Costo anual: 8 × 90 = R$ 720.5) Porque el costo por pedido que interesa para las fórmulas es el que varía según el número de pedidos. El alquiler de la oficina es el mismo tanto si se hacen 500 como 1.000 pedidos al año; incluirlo sobrestima el Cp y lleva a comprar lotes más grandes de lo necesario.6) Almacenamiento, servicios y riesgos: 84.000 + 36.000 + 24.000 = R$ 144.000. En relación con el inventario promedio: 144.000 ÷ 1.200.000 = 12%. Al sumar el costo de capital: 15% + 12% = 27% anual. Para el artículo de R$ 60: Cm = 27% × 60 = R$ 16,20 por unidad al año.7) Cm = 24% × 50 = R$ 12 por unidad al año.Lotes de 300: pedidos 9.000 ÷ 300 = 30 × 150 = R$ 4.500; mantenimiento 300 ÷ 2 = 150 × 12 = R$ 1.800; total R$ 6.300.Lotes de 450: pedidos 20 × 150 = R$ 3.000; mantenimiento 225 × 12 = R$ 2.700; total R$ 5.700.Lotes de 900: pedidos 10 × 150 = R$ 1.500; mantenimiento 450 × 12 = R$ 5.400; total R$ 6.900.Los lotes de 450 son los más baratos de los tres. No es necesario incluir el costo de adquisición (9.000 × 50 = R$ 450.000), porque es el mismo con las tres políticas: solo influiría si el precio cambiara según el tamaño del lote (descuento por volumen). En la siguiente lección verás que la cantidad óptima ronda las 474 unidades.8) Primero, hay que expresar todo en el mismo período (año): D = 500 × 12 = 6.000 unidades; Cm = 1,50 × 12 = R$ 18 por unidad al año.Lotes de 1.000: pedidos 6.000 ÷ 1.000 = 6 × 120 = R$ 720; mantenimiento 500 × 18 = R$ 9.000; total R$ 9.720.Lotes de 250: pedidos 24 × 120 = R$ 2.880; mantenimiento 125 × 18 = R$ 2.250; total R$ 5.130.Convienen los lotes de 250, con un ahorro de R$ 4.590 al año. Si se olvida convertir el Cm mensual a anual (y se usa R$ 1,50), se llega a la conclusión contraria.9) Pedidos al año: 150 × 12 = 1.800.a) 25.000 × 12 = R$ 300.000 ÷ 1.800 = R$ 166,67; más R$ 40 por la recepción: R$ 206,67 por pedido.b) Costo variable: 25.000 − 7.000 = R$ 18.000 al mes ÷ 150 = R$ 120; más R$ 40: R$ 160 por pedido.c) El de R$ 160, porque es el único que cambia cuando la empresa hace más o menos pedidos. Usar R$ 206,67 sobrestima el Cp y lleva a comprar lotes más grandes de lo ideal, con más capital inmovilizado y el almacén más lleno.10) Costo de cada faltante: 80 × 15 = R$ 1.200 de margen perdido + R$ 350 de envío = R$ 1.550. Dos faltantes: R$ 3.100 al año, sin contar los clientes perdidos.Costo de mantener el inventario adicional: Cm = 30% × 30 = R$ 9 por unidad al año; 60 × 9 = R$ 540 al año.Sí vale la pena: gastar R$ 540 para evitar R$ 3.100 de costos cuantificables. Esa es la lógica del inventario de seguridad, que verás en la lección sobre el plazo de entrega.
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