Estratégia, organização e estrutura da Administração de Materiais

A logística hoje é interpretada como uma abordagem gerencial que considera de forma sistêmica e integrada todas as atividades que se relacionam direta ou indiretamente com os fluxos físicos, financeiros e de informação das organizações. Em resumo, a logística passou por fragmentação de suas atividades até passar por um processo de integração total de suas funções como pode ser visto na figura abaixo. [3]

Assim, percebe-se que a logística pode ser separada em áreas e uma delas é a administração de materiais.

Administração dos materiais trata do fluxo de produtos (matéria-prima) de fora para dentro da empresa (suprimento de materiais) o que inclui as fontes de fornecimento e seus objetivos são prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e em condição utilizável ao custo mínimo. [2] Essa área é muito conhecida como administração de estoque, mas vai além: é administração de almoxarifado também, estoque, pratilheira, estante.

Pode-se estudá-la sobre a ótica de três áreas igualmente importantes: [1]

- Área de gestão de compras: tem como objetivo principal assegurar o suprimento dos bens e serviços necessários para a produção e demais atividades da empresa.

- Área de gestão dos estoques: tem como principal objetivo garantir o suprimento dos materiais necessários ao funcionamento da empresa, evitando faltas ou paralisações eventuais.

- Área de gestão do(s) centro(s) de distribuição: tem como principal objetivo guardar e suprir o material adquirido pela gestão de compras e planejado pela gestão dos estoques. Assim, efetua-se sua guarda e atende as solicitações dos usuários desses materiais.

A tabela abaixo exemplifica cada área e seus deveres.

Percebe-se que as três áreas estão interligadas. Em termos da administração, podemos resumir o Centro de distribuição como a coordenação do material, Estoques seria o planejamento e por último Compras lida com a negociação e controle.

Muitos confundem compras como se fosse da área financeira. No caso, quem paga as contas (contas a pagar ou receber) é a administração financeira, mas o ato de comprar é lidado com a administração de materiais.

Responsabilidade e atribuições da administração de materiais:

- Suprir através de Compras a empresa de todos os materiais necessários ao seu funcionamento;

- Avaliar outras empresas como possíveis fornecedores;

- Supervisionar os almoxarifados das empresas;

- Controlar os estoques;

- Estabelecer sistema de estocagem adequado;

- Coordenar os inventários dos estoques;

- ....

Seu objetivo PRINCIPAL é maximizar a utilização dos recursos da empresa. Em outras palavras, evitar desperdício, que pode se manifestar de diversas formas possíveis: excesso de estoque, aquisição de materiais desnecessários ou de baixa qualidade etc.

Suas funções:

- Categorização do material;

- Compras;

- Almoxarifado;

- Controle de estoque.

> Uma administração de materiais bem estruturada permite a obtenção de vantagens competitivas por meio da redução de custos, da redução dos investimentos em estoques, das melhorias nas condições de compras mediante negociações com os fornecedores e da satisfação de clientes e consumidores em relação aos produtos oferecidos pela empresa. [1]

Interface com outras áreas

A administração de materiais tem uma grande interface com os diversos setores da empresa, como:

- A área financeira, considerando a necessidade de aporte de recursos para a aquisição dos diversos materiais que serão necessários para a produção de bens e serviços. A produção propriamente dita, responsável pelo fornecimento das previsões de utilização dos diversos insumos, matérias-primas e componentes necessários à fabricação dos produtos oferecidos pela empresa.

- A área de vendas, por representar esse elemento-chave para definir o volume de fabricação dos produtos e, consequentemente, estabelecer sua correspondência quanto ao suprimento dos diversos itens (insumos, matérias-primas, componentes etc.) que compõem o leque de produtos oferecidos pela empresa ao mercado consumidor.

- A área de recursos humanos, em face da necessidade de suprir a área de administração de materiais com pessoal devidamente capacitado e treinado ao exercício da função.

- A área de logística de distribuição, objetivando articular processos otimizados para o fornecimento de produtos acabados, de acordo com as necessidades e expectativas dos clientes e consumidores.

- A área de informática como elemento importantíssimo de apoio e manutenção dos registros e informações necessários aos diversos órgãos da empresa, envolvendo as várias etapas do fluxo de suprimento de bens, tanto destinados à produção quanto ao abastecimento do mercado consumidor.

Como otimizar a gestão de estoques

- Técnicas de previsão de demanda: permite uma melhor adequação do estoque;

- Redução dos tempos de reposição (lead time): como veremos mais a frente, estoque de segurança depende do tempo de reposição. Quanto menor o tempo, menor o estoque.

- Entregas just-in-time (JIT): envolve o sincronismo do fluxo de operações de acordo com a demanda de produtos.

Como otimizar a gestão de compras

- Cadastro dos fornecedores: o preparo de um cadastro de fornecedores mediante um criterioso estudo de suas potencialidades no suprimento dos materiais é fator-chave para garantir as entregas programadas e permitir flexibilidade nas operações de suprimentos.

- Negociação: impacta direto na redução dos custos;

- Contratos globais de longa duração: a ideia aqui é simples, transforme seus fornecedores em parceiros de seu negócio. A existência de contratos de longa duração, como, por exemplo, de três a cinco anos, com cláusulas especiais, vai resultar em maior segurança para o fornecedor no fluxo de suprimento dos materiais consumidos pela empresa contratante.

Como otimizar a gestão dos centros de distribuição

- Localização dos centros de distribuição: forma de reduzir os custos de pedido e transporte.

- Arranjo físco: softwares como Arena [2] dão suporte para um arranjo físico bem elaborado, permitindo um processo rápido de armazenagem, recuperação e expedição dos materiais, não havendo conflito entre as rotas dos funcionários.

- Equipamentos de movimentação e transporte: o uso do equipamento adequado é fundamental para diminuição de custos dentro da empresa.

Em uma pesquisa feita em diversas empresas, foram anotados os nomes dados a cargos relacionados à logística, como pode ser visto no quadro abaixo. Subsequente, foi perguntado a cada funcionário quais funções esses cargos devem exercer. Como dever, tente ligar os cargos com suas respectivas funções. [3]

[1] GONÇALVES, Paulo. Administração de materiais. Elsevier Brasil, 2017

[2] http://www.ensinoeinformacao.com/simulao-com-arena

[3] PLATT, Allan Augusto; CURY, Ricardo Martins. Panorama da Logística na Industria da Grande Florianópolis. Revista de Administração, n. 1, 2010.