IntroduçãoHoje a logística é entendida como uma abordagem de gestão que trata, de forma sistêmica e integrada, todas as atividades ligadas direta ou indiretamente aos fluxos físicos, financeiros e de informação de uma organização. Como vimos na aula sobre a história da logística, ela passou por uma fase de fragmentação, em que cada atividade era cuidada isoladamente, até chegar à integração total das suas funções. A figura abaixo resume esse caminho. [2]Evolução da logística: da fragmentação dos anos 1960 à logística integrada dos anos 2000Repare que, na integração parcial, as atividades se juntam em dois grandes blocos: de um lado a administração de materiais (estudo da demanda, compras, planejamento de pedidos, da produção e de materiais), do outro a distribuição física (estoque de produtos acabados, planejamento da distribuição, processamento de pedidos, embalagem e serviço ao cliente). Armazenagem, transporte e manuseio de materiais aparecem nos dois. Nesta aula vamos estudar o primeiro bloco: o que é a administração de materiais, como ela se organiza e com quem ela conversa dentro da empresa.Administração de materiaisA administração de materiais trata do fluxo de materiais (matérias-primas, componentes, insumos) de fora para dentro da empresa, isto é, do suprimento, incluindo as fontes de fornecimento. Seu objetivo costuma ser resumido assim: prover o material certo, no local de operação certo, no momento certo e em condição de uso, ao menor custo possível. Muita gente a conhece como administração de estoques, mas ela vai além: inclui o almoxarifado, a armazenagem e a movimentação dos materiais, as compras e o controle.Ela pode ser estudada sob a ótica de três áreas igualmente importantes: [1]Gestão de compras: tem como objetivo principal assegurar o suprimento dos bens e serviços necessários à produção e às demais atividades da empresa. Começa pela busca de fornecedores capazes de entregar com qualidade, no prazo e nas especificações.Gestão de estoques: tem como objetivo principal garantir que os materiais necessários ao funcionamento da empresa estejam disponíveis, evitando faltas e paradas na produção.Gestão do(s) centro(s) de distribuição: tem como objetivo receber, guardar e suprir o material comprado pela gestão de compras e planejado pela gestão de estoques, atendendo às solicitações dos usuários nas quantidades e no momento certos.A tabela abaixo mostra cada área, seus deveres e sua estratégia.GestãoDeveresEstratégiaEstoquesExamina os estoques para ver a necessidade de reposição;Indica as quantidades a repor e os prazos de entrega.Adequar os níveis de estoque às necessidades dos usuários dos diversos materiais, com o menor custo possível, sem comprometer o nível de serviço esperadoComprasPesquisa e seleciona fornecedores (no setor público, conduz as licitações);Decide as aquisições;Negocia as condições de fornecimento;Fecha contratos com fornecedores.Atender às necessidades de reposição planejadas pela gestão de estoques, nas quantidades e prazos fixados por elaCentro de distribuiçãoRecebe os materiais;Armazena os materiais;Faz o controle físico dos materiais;Fornece os materiais aos usuários.Controle físico dos materiais armazenadosAs três áreas estão interligadas e formam um ciclo: estoques planeja (quanto e quando repor), compras negocia e contrata (de quem e em que condições) e o centro de distribuição coordena o físico (recebe, guarda, entrega e informa o que saiu, o que alimenta de novo o planejamento dos estoques).Uma confusão comum é achar que compras é uma área financeira. Quem paga as contas (contas a pagar e a receber) é a administração financeira; o ato de comprar, isto é, escolher o fornecedor, negociar e contratar, pertence à administração de materiais.Responsabilidades e objetivoAs principais responsabilidades e atribuições da administração de materiais são:suprir a empresa, por meio de compras, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento;avaliar outras empresas como possíveis fornecedores;supervisionar os almoxarifados;controlar os estoques;estabelecer um sistema de estocagem adequado;coordenar os inventários dos estoques.Seu objetivo principal é maximizar a utilização dos recursos da empresa. Em outras palavras, evitar desperdício, que aparece de várias formas: excesso de estoque, compra de materiais desnecessários ou de baixa qualidade, falta de material que para a produção, material que estraga ou fica obsoleto na prateleira.Para isso, ela exerce quatro funções básicas:classificação (e codificação) dos materiais;compras;almoxarifado;controle de estoques.“Uma administração de materiais bem estruturada permite a obtenção de vantagens competitivas por meio da redução de custos, da redução dos investimentos em estoques, das melhorias nas condições de compras mediante negociações com os fornecedores e da satisfação de clientes e consumidores em relação aos produtos oferecidos pela empresa”- GONÇALVES, PauloO almoxarife percebeu que o estoque de parafusos estava quase no fim, mas ninguém tinha definido quando nem quanto repor, e a linha de produção parou. Pela divisão de tarefas da administração de materiais, qual área deixou de cumprir o seu dever?Gabarito: Gestão de estoques — é ela que examina os estoques, vê a necessidade de reposição e indica quantidades e prazos. Compras só pode agir depois que estoques diz o que repor; o centro de distribuição, aqui, até fez a parte dele ao perceber a falta.Qual destas atividades NÃO pertence à administração de materiais?Gabarito: Pagar a nota fiscal do fornecedor no vencimento — o pagamento é da administração financeira (contas a pagar). Negociar e contratar, que muita gente acha que é financeiro, é tarefa de compras, dentro da administração de materiais.Organização e estruturaNão existe um organograma único. Em empresas pequenas, uma mesma pessoa compra, recebe e controla o estoque; em empresas grandes, cada área tem gerência própria, muitas vezes reunidas sob uma diretoria de suprimentos, de logística ou de operações. Duas decisões de estrutura aparecem em quase toda empresa:onde a administração de materiais se reporta: à diretoria industrial (mais comum em fábricas, perto da produção), à diretoria administrativa ou financeira, ou a uma diretoria de logística/suprimentos própria, que é a forma coerente com a ideia de logística integrada;centralizar ou descentralizar: comprar e estocar em um órgão central (mais poder de negociação, padronização) ou em cada unidade (mais rapidez e conhecimento local). Veremos as vantagens de cada forma na aula sobre a função compras.A estratégia, por sua vez, é o equilíbrio entre custo e nível de serviço: estoque demais custa caro; estoque de menos faz faltar material. Esse equilíbrio é definido pela política de estoques, assunto da próxima aula.Interface com outras áreasA administração de materiais tem grande interface com os outros setores da empresa: [1]Área financeira: fornece os recursos para a compra dos materiais necessários à produção de bens e serviços, e quer o menor capital possível parado em estoque.Produção: informa as previsões de uso dos insumos, matérias-primas e componentes necessários para fabricar os produtos.Vendas: é o elemento-chave para definir quanto será fabricado e, por consequência, quanto de cada item (insumos, matérias-primas, componentes) precisa ser suprido.Recursos humanos: supre a área com pessoal capacitado e treinado para a função.Logística de distribuição: articula processos otimizados para entregar os produtos acabados conforme as necessidades e expectativas dos clientes.Tecnologia da informação: mantém os registros e as informações de que todos os setores precisam, em todas as etapas do fluxo de suprimento, tanto para a produção quanto para o abastecimento do mercado.Como melhorar a gestão de estoquesTécnicas de previsão de demanda: permitem ajustar o estoque ao consumo esperado (veja as aulas de previsão de demanda).Redução do tempo de reposição (lead time): o estoque de segurança depende do tempo de reposição; quanto menor o tempo, menor o estoque necessário (veja a aula sobre lead time e estoque de segurança).Entregas just-in-time (JIT): sincronizam o fluxo de materiais com a demanda, para que o material chegue perto do momento do uso.Como melhorar a gestão de comprasCadastro de fornecedores: um cadastro feito a partir de um estudo criterioso da capacidade de cada fornecedor é fator-chave para garantir as entregas programadas e dar flexibilidade ao suprimento.Negociação: tem impacto direto na redução dos custos.Contratos de longa duração: a ideia é transformar fornecedores em parceiros. Contratos de, por exemplo, três a cinco anos, com cláusulas especiais, dão segurança ao fornecedor e estabilidade ao suprimento de quem compra.Como melhorar a gestão dos centros de distribuiçãoLocalização dos centros de distribuição: reduz os custos de transporte e o tempo de atendimento.Arranjo físico (layout): um bom arranjo, que pode ser estudado com softwares de simulação como o Arena, permite armazenar, localizar e expedir os materiais rapidamente, sem que os trajetos dos funcionários e dos equipamentos se cruzem.Equipamentos de movimentação e transporte: o equipamento adequado a cada material reduz custos e acidentes (veja a aula sobre equipamentos de armazém).Uma empresa quer reduzir o estoque de segurança de um componente importado sem aumentar o risco de falta. Qual das medidas abaixo age diretamente sobre isso?Gabarito: Trocar por um fornecedor nacional confiável, com tempo de reposição bem menor — o estoque de segurança cobre a incerteza durante o tempo de reposição; quanto menor e mais previsível esse tempo, menor o estoque de segurança necessário. Aumentar o pedido mexe no estoque de ciclo, não no de segurança.Cargos e funções na práticaUma pesquisa feita em empresas da Grande Florianópolis anotou os nomes dos cargos ligados à logística (o número ao lado de cada cargo é quantas empresas usavam aquele nome) e, depois, perguntou quais atividades cabem a cada grupo de cargos. [2] As duas figuras abaixo são a base do exercício 6, no fim da aula.Cargos ligados à logística encontrados na pesquisaAtividades de cada grupo da logísticaNa pesquisa, a atividade controle do abastecimento da produção por kanban aparece em qual grupo da logística?Gabarito: Logística de apoio à produção e operações — o kanban regula o abastecimento das linhas a partir do consumo, dentro da fábrica; não é compra de fornecedor (entrada) nem entrega ao cliente (saída).Referências[1] GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de materiais. Rio de Janeiro: Elsevier.[2] PLATT, Allan Augusto; CURY, Ricardo Martins. Panorama da logística na indústria da Grande Florianópolis. Revista de Administração, n. 1, 2010.ExercíciosFáceis1) Quais são as três áreas da administração de materiais e qual o objetivo principal de cada uma?2) Quais são as quatro funções básicas da administração de materiais?3) Diga se cada atividade pertence à administração de materiais ou a outra área da empresa (e a qual):a) pagar a duplicata do fornecedor no vencimento;b) negociar com o fornecedor um desconto por volume;c) coordenar o inventário anual do almoxarifado;d) recrutar e treinar um novo almoxarife;e) indicar a quantidade a repor de um item e o prazo de entrega.4) Qual é o objetivo principal da administração de materiais? Cite três formas de desperdício que ela procura evitar.5) Cite uma vantagem de centralizar as compras e uma vantagem de descentralizá-las.Difíceis6) Observe as duas figuras da seção Cargos e funções na prática. Agrupe os cargos da primeira figura em logística de entrada, apoio à produção e logística de saída, e diga quais atividades da segunda figura cabem a cada grupo. Qual desses grupos corresponde à administração de materiais estudada nesta aula?7) Para cada problema abaixo, diga qual área da administração de materiais está envolvida (estoques, compras ou centro de distribuição) e qual das medidas de melhoria vistas na aula é a mais indicada:a) o frete das entregas às lojas é alto porque o centro de distribuição fica a 400 km da maioria delas;b) dois fornecedores entregam com frequência fora da especificação e fora do prazo;c) um item de consumo estável tem estoque ora sobrando, ora faltando, porque a reposição é decidida no olho;d) no armazém, as empilhadeiras cruzam o caminho dos separadores de pedido e já houve acidentes.8) Um componente importado é consumido à taxa de 40 unidades por dia e tem tempo de reposição de 60 dias. A empresa usa uma regra simples: mantém um estoque de segurança igual a 25% do consumo durante o tempo de reposição.a) Qual é o estoque de segurança hoje?b) Se a empresa trocar por um fornecedor nacional confiável, com tempo de reposição de 15 dias, e mantiver a mesma regra, qual será o novo estoque de segurança?c) Se manter uma unidade em estoque custa R$ 12 por ano, quanto a troca economiza por ano só no estoque de segurança?(A aula sobre lead time e estoque de segurança mostra a fórmula estatística; aqui a regra simplificada basta.)9) Uma empresa vai lançar um produto novo. Descreva que informação a administração de materiais precisa receber de vendas, da produção, da área financeira e da tecnologia da informação, e o que ela entrega de volta a cada uma dessas áreas.10) Uma rede tem 8 filiais, e cada uma compra por conta própria 500 unidades por mês de um mesmo material de limpeza, a R$ 10,00 a unidade. Centralizando as compras, a rede negociaria 8% de desconto sobre o volume total, mas passaria a gastar R$ 1.500,00 por mês para distribuir o material do depósito central às filiais.a) Qual seria a economia líquida por mês e por ano?b) Cite um fator, além do preço, que pesa a favor da centralização e um que pesa contra, e diga se você centralizaria.Gabarito1) Gestão de compras: assegurar o suprimento dos bens e serviços necessários à produção e às demais atividades. Gestão de estoques: garantir que os materiais necessários estejam disponíveis, evitando faltas e paradas. Gestão do centro de distribuição: receber, guardar e suprir o material comprado e planejado, atendendo aos usuários nas quantidades e no momento certos.2) Classificação (e codificação) dos materiais, compras, almoxarifado e controle de estoques.3) a) Outra área: administração financeira (contas a pagar).b) Administração de materiais: compras.c) Administração de materiais: coordenar os inventários é uma das suas responsabilidades.d) Outra área: recursos humanos, que supre a área com pessoal capacitado.e) Administração de materiais: gestão de estoques.4) Maximizar a utilização dos recursos da empresa. Formas de desperdício: excesso de estoque; compra de materiais desnecessários ou de baixa qualidade; falta de material que para a produção; material que estraga ou fica obsoleto na prateleira.5) Centralizar: mais poder de negociação com os fornecedores (volume maior) e padronização dos materiais. Descentralizar: mais rapidez e melhor conhecimento das necessidades e dos fornecedores locais.6) Logística de entrada: gerência de suprimentos, gerência ou coordenação de compras, compras e importação, diretor de compras. Atividades: frete de entrada, estoque de matéria-prima, armazém, desenvolvimento e seleção de fornecedores, compras, negociações, inspeção de recebimento, importação e movimentação de materiais.Apoio à produção: PCP, almoxarifado, controle de estoque, suporte operacional, métodos e processos. Atividades: interface entre pedidos e produção, abastecimento da produção por kanban e planejamento do ciclo do pedido e da produção.Logística de saída: expedição, comercial, vendas e distribuição, diretor comercial. Atividades: nível de serviço ao cliente, movimentação e expedição de produtos acabados, fluxo de pedidos, frete de saída e despacho.A administração de materiais desta aula corresponde à logística de entrada e a parte do apoio à produção (almoxarifado e controle de estoque).7) a) Centro de distribuição: estudar a localização do centro de distribuição, para reduzir o custo de transporte e o tempo de atendimento.b) Compras: cadastro de fornecedores feito a partir de um estudo criterioso da capacidade de cada um (e, com os que passarem, contratos de longa duração).c) Estoques: técnicas de previsão de demanda, para ajustar a reposição ao consumo esperado.d) Centro de distribuição: rever o arranjo físico (layout), para que os trajetos de pessoas e equipamentos não se cruzem, e usar o equipamento de movimentação adequado.8) a) Consumo durante o tempo de reposição: 40 × 60 = 2.400 unidades. Estoque de segurança: 25% × 2.400 = 600 unidades.b) 40 × 15 = 600 unidades durante o novo prazo; 25% × 600 = 150 unidades.c) Redução de 600 − 150 = 450 unidades; 450 × R$ 12 = R$ 5.400 por ano.9) De vendas, a previsão de quanto será vendido, que define quanto será fabricado e, por consequência, quanto de cada material será preciso; em troca, materiais informa se há prazo e capacidade de suprimento para atender a essas vendas. Da produção, a lista de insumos, matérias-primas e componentes e a previsão de uso de cada um ao longo do tempo; em troca, materiais garante o abastecimento da linha no momento certo. Da área financeira, os recursos (o orçamento) para comprar e manter os materiais; em troca, materiais entrega o plano de compras e procura o menor capital parado em estoque. Da tecnologia da informação, o cadastro dos novos itens e os registros que todos os setores usam; em troca, materiais mantém esses registros corretos (entradas, saídas, inventários).10) a) Volume total: 8 × 500 = 4.000 unidades por mês, ou 4.000 × R$ 10 = R$ 40.000. Desconto: 8% × 40.000 = R$ 3.200 por mês. Economia líquida: 3.200 − 1.500 = R$ 1.700 por mês, ou 1.700 × 12 = R$ 20.400 por ano.b) A favor: padronização do material e um único cadastro e contrato com o fornecedor. Contra: as filiais perdem rapidez e autonomia, e uma falha no depósito central atinge todas ao mesmo tempo. Como o material é padronizado, o volume é grande e a economia líquida é positiva, a centralização se justifica, desde que o depósito central mantenha o nível de serviço às filiais.
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