IntroducciónHoy la logística se entiende como un enfoque de gestión que trata, de forma sistémica e integrada, todas las actividades relacionadas directa o indirectamente con los flujos físicos, financieros y de información de una organización. Como vimos en la clase sobre la historia de la logística, pasó por una fase de fragmentación, en la que cada actividad se manejaba de forma aislada, hasta llegar a la integración total de sus funciones. La figura siguiente resume ese camino. [2]Evolución de la logística: de la fragmentación de los años 1960 a la logística integrada de los años 2000Observe que, en la integración parcial, las actividades se reúnen en dos grandes bloques: de un lado la administración de materiales (estudio de la demanda, compras, planificación de pedidos, de la producción y de materiales), del otro la distribución física (inventario de productos terminados, planificación de la distribución, procesamiento de pedidos, embalaje y servicio al cliente). Almacenamiento, transporte y manipulación de materiales aparecen en los dos. En esta clase vamos a estudiar el primer bloque: qué es la administración de materiales, cómo se organiza y con quién se relaciona dentro de la empresa.Administración de materialesLa administración de materiales trata del flujo de materiales (materias primas, componentes, insumos) desde fuera hacia dentro de la empresa, es decir, del suministro, incluidas las fuentes de abastecimiento. Su objetivo suele resumirse así: proveer el material correcto, en el lugar de operación correcto, en el momento correcto y en condiciones de uso, al menor costo posible. Mucha gente la conoce como administración de inventarios, pero va más allá: incluye el almacén de materiales, el almacenamiento y la manipulación de los materiales, las compras y el control.Puede estudiarse desde la óptica de tres áreas igualmente importantes: [1]Gestión de compras: su objetivo principal es asegurar el suministro de los bienes y servicios necesarios para la producción y las demás actividades de la empresa. Empieza por la búsqueda de proveedores capaces de entregar con calidad, a tiempo y según las especificaciones.Gestión de inventarios: su objetivo principal es garantizar que los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa estén disponibles, evitando faltas y paradas de la producción.Gestión del centro (o centros) de distribución: su objetivo es recibir, guardar y suministrar el material comprado por la gestión de compras y planificado por la gestión de inventarios, atendiendo las solicitudes de los usuarios en las cantidades y en el momento correctos.La tabla siguiente muestra cada área, sus deberes y su estrategia.GestiónDeberesEstrategiaInventariosExamina los inventarios para ver la necesidad de reposición;Indica las cantidades a reponer y los plazos de entrega.Ajustar los niveles de inventario a las necesidades de los usuarios de los diversos materiales, con el menor costo posible, sin comprometer el nivel de servicio esperadoComprasInvestiga y selecciona proveedores (en el sector público, conduce las licitaciones);Decide las adquisiciones;Negocia las condiciones de suministro;Cierra contratos con proveedores.Atender las necesidades de reposición planificadas por la gestión de inventarios, en las cantidades y plazos fijados por ellaCentro de distribuciónRecibe los materiales;Almacena los materiales;Hace el control físico de los materiales;Suministra los materiales a los usuarios.Control físico de los materiales almacenadosLas tres áreas están interconectadas y forman un ciclo: inventarios planifica (cuánto y cuándo reponer), compras negocia y contrata (a quién y en qué condiciones) y el centro de distribución coordina lo físico (recibe, guarda, entrega e informa lo que salió, lo que alimenta de nuevo la planificación de los inventarios).Una confusión común es pensar que compras es un área financiera. Quien paga las cuentas (cuentas por pagar y por cobrar) es la administración financiera; el acto de comprar, es decir, elegir al proveedor, negociar y contratar, pertenece a la administración de materiales.Responsabilidades y objetivoLas principales responsabilidades y atribuciones de la administración de materiales son:abastecer a la empresa, por medio de compras, de todos los materiales necesarios para su funcionamiento;evaluar otras empresas como posibles proveedores;supervisar los almacenes;controlar los inventarios;establecer un sistema de almacenamiento adecuado;coordinar los inventarios físicos (conteos).Su objetivo principal es aprovechar al máximo los recursos de la empresa. En otras palabras, evitar el desperdicio, que aparece de muchas formas: exceso de inventario, compra de materiales innecesarios o de baja calidad, falta de material que detiene la producción, material que se estropea o se vuelve obsoleto en el estante.Para ello, ejerce cuatro funciones básicas:clasificación (y codificación) de los materiales;compras;almacén;control de inventarios.“Una administración de materiales bien estructurada permite obtener ventajas competitivas mediante la reducción de costos, la reducción de las inversiones en inventarios, la mejora de las condiciones de compra mediante negociaciones con los proveedores y la satisfacción de clientes y consumidores con los productos ofrecidos por la empresa”- GONÇALVES, PauloEl encargado del almacén notó que el inventario de tornillos estaba casi agotado, pero nadie había definido cuándo ni cuánto reponer, y la línea de producción se detuvo. Según la división de tareas de la administración de materiales, ¿qué área no cumplió su deber?Respuesta: Gestión de inventarios — es la que examina los inventarios, ve la necesidad de reposición e indica cantidades y plazos. Compras solo puede actuar después de que inventarios diga qué reponer; el centro de distribución, aquí, hasta hizo su parte al notar la falta.¿Cuál de estas actividades NO pertenece a la administración de materiales?Respuesta: Pagar la factura del proveedor en la fecha de vencimiento — el pago corresponde a la administración financiera (cuentas por pagar). Negociar y contratar, que mucha gente cree que es financiero, es tarea de compras, dentro de la administración de materiales.Organización y estructuraNo existe un organigrama único. En empresas pequeñas, una misma persona compra, recibe y controla el inventario; en empresas grandes, cada área tiene su propia gerencia, muchas veces reunidas bajo una dirección de abastecimiento, de logística o de operaciones. Dos decisiones de estructura aparecen en casi toda empresa:a quién reporta la administración de materiales: a la dirección industrial (más común en fábricas, cerca de la producción), a la dirección administrativa o financiera, o a una dirección propia de logística/abastecimiento, que es la forma coherente con la idea de logística integrada;centralizar o descentralizar: comprar y almacenar a través de un órgano central (más poder de negociación, estandarización) o en cada unidad (más rapidez y conocimiento local). Veremos las ventajas de cada forma en la clase sobre la función de compras.La estrategia, a su vez, es el equilibrio entre costo y nivel de servicio: demasiado inventario cuesta caro; muy poco hace que falte material. Ese equilibrio lo define la política de inventarios, tema de la próxima clase.Interfaz con otras áreasLa administración de materiales tiene una gran interfaz con los demás sectores de la empresa: [1]Área financiera: aporta los recursos para comprar los materiales necesarios para producir bienes y servicios, y quiere el menor capital posible inmovilizado en inventario.Producción: informa las previsiones de uso de los insumos, materias primas y componentes necesarios para fabricar los productos.Ventas: es el elemento clave para definir cuánto se fabricará y, en consecuencia, cuánto de cada ítem (insumos, materias primas, componentes) hay que suministrar.Recursos humanos: provee al área de personal capacitado y entrenado para la función.Logística de distribución: articula procesos optimizados para entregar los productos terminados según las necesidades y expectativas de los clientes.Tecnología de la información: mantiene los registros y la información que todos los sectores necesitan, en todas las etapas del flujo de suministro, tanto para la producción como para el abastecimiento del mercado.Cómo mejorar la gestión de inventariosTécnicas de pronóstico de la demanda: permiten ajustar el inventario al consumo esperado (vea las clases de pronóstico de la demanda).Reducción del tiempo de reposición (lead time): el stock de seguridad depende del tiempo de reposición; cuanto menor el tiempo, menor el inventario necesario (vea la clase sobre lead time y stock de seguridad).Entregas just-in-time (JIT): sincronizan el flujo de materiales con la demanda, para que el material llegue cerca del momento de uso.Cómo mejorar la gestión de comprasRegistro de proveedores: un registro hecho a partir de un estudio cuidadoso de la capacidad de cada proveedor es un factor clave para garantizar las entregas programadas y dar flexibilidad al suministro.Negociación: tiene impacto directo en la reducción de costos.Contratos de larga duración: la idea es transformar a los proveedores en socios. Contratos de, por ejemplo, tres a cinco años, con cláusulas especiales, dan seguridad al proveedor y estabilidad al suministro de quien compra.Cómo mejorar la gestión de los centros de distribuciónUbicación de los centros de distribución: reduce los costos de transporte y el tiempo de atención.Distribución física (layout): una buena distribución, que puede estudiarse con software de simulación como Arena, permite almacenar, localizar y despachar los materiales rápidamente, sin que los recorridos de los empleados y de los equipos se crucen.Equipos de manipulación y transporte: el equipo adecuado para cada material reduce costos y accidentes (vea la clase sobre equipos de almacén).Una empresa quiere reducir el stock de seguridad de un componente importado sin aumentar el riesgo de falta. ¿Cuál de las medidas siguientes actúa directamente sobre eso?Respuesta: Cambiar a un proveedor nacional confiable, con un tiempo de reposición mucho menor — el stock de seguridad cubre la incertidumbre durante el tiempo de reposición; cuanto menor y más previsible ese tiempo, menor el stock de seguridad necesario. Aumentar el pedido afecta al inventario de ciclo, no al de seguridad.Cargos y funciones en la prácticaUna encuesta realizada en empresas de la región de Florianópolis, en Brasil, anotó los nombres de los cargos relacionados con la logística (el número al lado de cada cargo es cuántas empresas usaban ese nombre) y luego preguntó qué actividades corresponden a cada grupo de cargos. [2] Las dos figuras siguientes (en portugués) son la base del ejercicio 6, al final de la clase.Cargos relacionados con la logística encontrados en la encuesta: logística de entrada, de apoyo a la producción y de salidaActividades de cada grupo de la logísticaEn la encuesta, ¿en qué grupo de la logística aparece la actividad control del abastecimiento de la producción por kanban?Respuesta: Logística de apoyo a la producción y operaciones — el kanban regula el abastecimiento de las líneas a partir del consumo, dentro de la fábrica; no es compra a proveedores (entrada) ni entrega al cliente (salida).Referencias[1] GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de materiais. Río de Janeiro: Elsevier.[2] PLATT, Allan Augusto; CURY, Ricardo Martins. Panorama da logística na indústria da Grande Florianópolis. Revista de Administração, n. 1, 2010.EjerciciosFáciles1) ¿Cuáles son las tres áreas de la administración de materiales y cuál es el objetivo principal de cada una?2) ¿Cuáles son las cuatro funciones básicas de la administración de materiales?3) Diga si cada actividad pertenece a la administración de materiales o a otra área de la empresa (y a cuál):a) pagar la factura del proveedor en el vencimiento;b) negociar con el proveedor un descuento por volumen;c) coordinar el inventario físico anual del almacén;d) reclutar y capacitar a un nuevo almacenista;e) indicar la cantidad a reponer de un artículo y el plazo de entrega.4) ¿Cuál es el objetivo principal de la administración de materiales? Cite tres formas de desperdicio que ella busca evitar.5) Cite una ventaja de centralizar las compras y una ventaja de descentralizarlas.Difíciles6) Observe las dos figuras de la sección Cargos y funciones en la práctica. Agrupe los cargos de la primera figura en logística de entrada, apoyo a la producción y logística de salida, y diga qué actividades de la segunda figura corresponden a cada grupo. ¿Cuál de estos grupos corresponde a la administración de materiales estudiada en esta clase?7) Para cada problema siguiente, diga qué área de la administración de materiales está involucrada (inventarios, compras o centro de distribución) y cuál de las medidas de mejora vistas en la clase es la más indicada:a) el flete de las entregas a las tiendas es alto porque el centro de distribución está a 400 km de la mayoría de ellas;b) dos proveedores entregan con frecuencia fuera de especificación y fuera de plazo;c) un artículo de consumo estable tiene inventario que a veces sobra y a veces falta, porque la reposición se decide a ojo;d) en el almacén, los montacargas cruzan el camino de los preparadores de pedidos y ya hubo accidentes.8) Un componente importado se consume a razón de 40 unidades por día y tiene un tiempo de reposición de 60 días. La empresa usa una regla simple: mantiene un stock de seguridad igual al 25% del consumo durante el tiempo de reposición.a) ¿Cuál es el stock de seguridad hoy?b) Si la empresa cambia a un proveedor nacional confiable, con tiempo de reposición de 15 días, y mantiene la misma regla, ¿cuál será el nuevo stock de seguridad?c) Si mantener una unidad en inventario cuesta R$ 12 por año, ¿cuánto ahorra el cambio por año solo en el stock de seguridad?(La clase sobre lead time y stock de seguridad muestra la fórmula estadística; aquí basta la regla simplificada.)9) Una empresa va a lanzar un producto nuevo. Describa qué información necesita recibir la administración de materiales de ventas, de producción, del área financiera y de tecnología de la información, y qué entrega de vuelta a cada una de esas áreas.10) Una cadena tiene 8 sucursales, y cada una compra por su cuenta 500 unidades por mes de un mismo producto de limpieza, a R$ 10,00 la unidad. Centralizando las compras, la cadena negociaría un 8% de descuento sobre el volumen total, pero pasaría a gastar R$ 1.500,00 por mes para distribuir el producto desde el depósito central a las sucursales.a) ¿Cuál sería el ahorro neto por mes y por año?b) Cite un factor, además del precio, que pese a favor de la centralización y uno que pese en contra, y diga si usted centralizaría.Solucionario1) Gestión de compras: asegurar el suministro de los bienes y servicios necesarios para la producción y las demás actividades. Gestión de inventarios: garantizar que los materiales necesarios estén disponibles, evitando faltas y paradas. Gestión del centro de distribución: recibir, guardar y suministrar el material comprado y planificado, atendiendo a los usuarios en las cantidades y en el momento correctos.2) Clasificación (y codificación) de los materiales, compras, almacén y control de inventarios.3) a) Otra área: administración financiera (cuentas por pagar).b) Administración de materiales: compras.c) Administración de materiales: coordinar los inventarios físicos es una de sus responsabilidades.d) Otra área: recursos humanos, que provee al área de personal capacitado.e) Administración de materiales: gestión de inventarios.4) Aprovechar al máximo los recursos de la empresa. Formas de desperdicio: exceso de inventario; compra de materiales innecesarios o de baja calidad; falta de material que detiene la producción; material que se estropea o se vuelve obsoleto en el estante.5) Centralizar: más poder de negociación con los proveedores (mayor volumen) y estandarización de los materiales. Descentralizar: más rapidez y mejor conocimiento de las necesidades y de los proveedores locales.6) Logística de entrada: gerencia de abastecimiento, gerencia o coordinación de compras, compras e importación, director de compras. Actividades: flete de entrada, inventario de materia prima, almacén, desarrollo y selección de proveedores, compras, negociaciones, inspección de recepción, importación y manipulación de materiales.Apoyo a la producción: planificación y control de la producción, almacén, control de inventarios, soporte operativo, métodos y procesos. Actividades: interfaz entre pedidos y producción, abastecimiento de la producción por kanban y planificación del ciclo del pedido y de la producción.Logística de salida: expedición, comercial, ventas y distribución, director comercial. Actividades: nivel de servicio al cliente, manipulación y expedición de productos terminados, flujo de pedidos, flete de salida y despacho.La administración de materiales de esta clase corresponde a la logística de entrada y a parte del apoyo a la producción (almacén y control de inventarios).7) a) Centro de distribución: estudiar la ubicación del centro de distribución, para reducir el costo de transporte y el tiempo de atención.b) Compras: registro de proveedores hecho a partir de un estudio cuidadoso de la capacidad de cada uno (y, con los que lo superen, contratos de larga duración).c) Inventarios: técnicas de pronóstico de la demanda, para ajustar la reposición al consumo esperado.d) Centro de distribución: revisar la distribución física (layout), para que los recorridos de personas y equipos no se crucen, y usar el equipo de manipulación adecuado.8) a) Consumo durante el tiempo de reposición: 40 × 60 = 2.400 unidades. Stock de seguridad: 25% × 2.400 = 600 unidades.b) 40 × 15 = 600 unidades durante el nuevo plazo; 25% × 600 = 150 unidades.c) Reducción de 600 − 150 = 450 unidades; 450 × R$ 12 = R$ 5.400 por año.9) De ventas, el pronóstico de cuánto se venderá, que define cuánto se fabricará y, en consecuencia, cuánto de cada material hará falta; a cambio, materiales informa si hay plazo y capacidad de suministro para atender esas ventas. De producción, la lista de insumos, materias primas y componentes y el uso previsto de cada uno a lo largo del tiempo; a cambio, materiales garantiza el abastecimiento de la línea en el momento correcto. Del área financiera, los recursos (el presupuesto) para comprar y mantener los materiales; a cambio, materiales entrega el plan de compras y busca el menor capital inmovilizado en inventario. De tecnología de la información, el registro de los nuevos artículos y los registros que usan todos los sectores; a cambio, materiales mantiene esos registros correctos (entradas, salidas, inventarios).10) a) Volumen total: 8 × 500 = 4.000 unidades por mes, o 4.000 × R$ 10 = R$ 40.000. Descuento: 8% × 40.000 = R$ 3.200 por mes. Ahorro neto: 3.200 − 1.500 = R$ 1.700 por mes, o 1.700 × 12 = R$ 20.400 por año.b) A favor: estandarización del producto y un único registro y contrato con el proveedor. En contra: las sucursales pierden rapidez y autonomía, y una falla en el depósito central afecta a todas al mismo tiempo. Como el producto está estandarizado, el volumen es grande y el ahorro neto es positivo, la centralización se justifica, siempre que el depósito central mantenga el nivel de servicio a las sucursales.
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