¿Cuántas veces, al salir de casa ya con retraso, perdió todavía más tiempo buscando la billetera, las llaves de la casa o las del auto? ¿Por qué sucede esto? En general, por desorden: acumulación de cosas que ya no se usan y falta de un lugar fijo para guardar cada cosa.Ahora compárelo con una línea de producción: piense en un empleado de mantenimiento que no encuentra rápidamente la herramienta que necesita para ajustar una máquina. Igual que en el ejemplo de la vida personal, el problema casi siempre tiene las mismas causas. En la fábrica, ese tiempo perdido deja el equipo detenido esperando, lo que reduce la productividad y aumenta el costo de cada unidad producida.Trabajar en ambientes limpios, con iluminación adecuada y ruido dentro de las normas aumenta la autoestima del empleado y, en consecuencia, su productividad. Hoy hablaremos de las 5S, una filosofía que permite mantener el ambiente de trabajo limpio y organizado.Historia de las 5SEn el Japón de la posguerra, muchas fábricas eran sucias, desorganizadas, ruidosas y oscuras, y la productividad y la calidad eran bajas. Para dejar de ser visto solo como un copiador de productos y crear diferenciales en el mercado, el país necesitaba cambiar esa historia. Ahí entran las 5S: una filosofía simple, pero muy poderosa, que suele ser la base de los programas de calidad. Por eso muchas empresas empiezan por ella. La ISO 9001 no exige las 5S, pero implantar un sistema de gestión de la calidad (SGC) en un ambiente desorganizado es mucho más difícil.En Japón, los hábitos de orden y limpieza forman parte de la educación desde temprano: en las escuelas, por ejemplo, son los propios alumnos quienes limpian las aulas. Por eso las 5S no se limitan al ambiente de trabajo.Se cuenta que una vez le preguntaron a Kaoru Ishikawa: "¿Por dónde empezar un programa de gestión de la calidad en una empresa?". Él respondió de inmediato: "¡Empiece barriendo la fábrica!". "¿Cómo así, profesor?", preguntó el interlocutor. "¿Quiere decir que debemos barrer la empresa, sacando a quienes no son competentes o tienen bajo desempeño?" Ishikawa explicó entonces que barrer la fábrica significaba literalmente quitar la suciedad del piso, limpiar los espacios y mantener las cosas organizadas, creando un ambiente en el que las personas piensen, busquen y practiquen buenas maneras de hacer las cosas.Una empresa quiere implantar la ISO 9001, pero la fábrica está desorganizada, con herramientas y documentos dispersos. Según la lógica de las 5S, ¿cuál es el mejor punto de partida?Respuesta: Organizar y limpiar el ambiente primero, porque eso facilita todo el resto del sistema — ese es el sentido de empiece barriendo la fábrica. Despedir empleados es justamente la lectura equivocada de la frase de Ishikawa que hizo el propio interlocutor.Concepto de 5SLas 5S son un programa de gestión desarrollado en Japón que busca mejorar la organización, la limpieza y la estandarización del ambiente. Pero ¿por qué se llama 5S? El nombre viene de cinco palabras japonesas que empiezan con S: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. En Brasil, esas "S" se llaman sentidos (sensos): sentido de utilización, de organización (u ordenamiento), de limpieza, de salud e higiene (o estandarización) y de autodisciplina. En español suelen traducirse como clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y disciplina.Las 5S y los sentidos en portuguésSeiri – sentido de utilización (clasificar)Esta es nuestra primera S, traducida en Brasil como sentido de utilización (también llamado de selección o de descarte). ¿Recuerda la acumulación de cosas en casa que dificultaba encontrar las llaves del auto? Llegó la hora de resolver ese problema. Este sentido nos ayuda a separar lo necesario de lo innecesario.En el ambiente de trabajo, el seiri consiste en analizar cada lugar y clasificar todos los elementos (objetos, materiales, información, etc.) según su utilidad y frecuencia de uso, para luego retirar de allí todo lo que no necesita estar allí.Observe que "todo lo que no necesita estar allí" es un conjunto muy amplio, que no se limita a equipos rotos. Puede haber materiales y equipos en perfecto estado que, por algún motivo, ya no se usan.Otro detalle importante es clasificar también lo que sigue siendo necesario. No es posible mantener todo en el puesto de trabajo, así que hay que priorizar. Podemos clasificar los elementos en tres tipos:a) Uso inmediato: deben quedarse en el puesto de trabajo. Por ejemplo, una herramienta que se usa todo el tiempo para ajustar la máquina.b) Uso rutinario: no se usan con la misma frecuencia y, por eso, pueden quedar un poco más alejados.c) Uso esporádico: pueden pasar días sin usarse y, por eso, pueden guardarse todavía más lejos del puesto de trabajo.Con el inicio del sentido de utilización empiezan a aparecer los materiales inútiles, que deben llevarse a un "área de descarte". En esa área, todo material debe estar identificado. Área de descarte no es sinónimo de desorden: allí hay muchas cosas que pueden ser útiles para otro sector o que pueden venderse. Por eso debe estar organizada y los objetos deben ser fáciles de encontrar.En esta etapa es importante separar lo necesario de lo innecesario, eliminar herramientas, armarios, estantes y materiales en exceso o fuera de uso y, por ejemplo, descartar registros de control desactualizados.El beneficio esperado es la reducción del desperdicio y la ganancia de espacio para trabajar con lo que realmente agrega valor a la actividad del sector, lo que además deja a la vista sus verdaderas necesidades de mejora.Aplicando el seiriPreparaciónIdentificar dónde se ejecuta cada tarea de su proceso.Procurar que cada tarea se ejecute en un lugar adecuado y preparado para ella.Conversar con las personas involucradas.Identificar y listar cada elemento del mobiliario.Incluir en la lista el número de inventario patrimonial, si lo hay.Evaluar la necesidad real de cada elemento. Mantener en el lugar de trabajo solo lo necesario y justificable.Listar todos los dispositivos.Verificar el uso de los dispositivos: por qué existen, con qué frecuencia se usan, cuántas personas los usan, etc.Listar todos los documentos existentes y utilizados.Verificar el uso de los documentos: por qué existen, por qué están allí, cuál es su utilidad, con qué frecuencia se usan, cuántas personas los usan, etc.Listar la materia prima existente y consumida en el área.Verificar su aplicación y consumo.Verificar si es necesario mantener inventario.ImplantaciónDefinir una distribución (layout) del mobiliario que sea funcional y segura. Funcional es la disposición en que el flujo de trabajo ocurre sin pérdida de tiempo; segura es aquella en que personas, materiales y equipos circulan sin obstáculos.Poner los excedentes a disposición de otras personas y sectores.Promover la venta o el desguace de lo que ya no sirve.Reponer lo que falte.Para reponer o agregar mobiliario, aprovechar primero lo descartado por otras áreas.Eliminar los documentos duplicados.Descartar los papeles desactualizados que no sean útiles.Antes de descartar documentos, verificar si alguna ley obliga a conservarlos en archivo.Definir el destino de cada grupo de documentos.Definir cuánto tiempo permanece cada grupo de documentos en su lugar y quién es el responsable de actualizarlo.Ajustar los inventarios a las necesidades de consumo de cada elemento.Seguir los consumos y los costos de inventario para reducirlos gradualmente.MantenimientoPreparar un plano con las dimensiones básicas y la disposición de los muebles, dispositivos y equipos. Ese plano servirá de base para mantener los cambios realizados y para las auditorías.Elaborar un procedimiento que oriente los cambios necesarios en el futuro.Definir quién, cuándo y cómo se repondrán los artículos de consumo (plan de reposición).Elaborar procedimientos que orienten la inclusión y la exclusión de dispositivos y su ubicación en la distribución general.Definir la vida útil de las herramientas que se desgastan y establecer procedimientos de reposición.Establecer formas de control del consumo, para construir un historial y ajustar los niveles de consumo.Definir el inventario mínimo y máximo de cada artículo de consumo.Seiton – sentido de organización (ordenar)Ahora que ya separamos el material realmente necesario de lo que puede descartarse, llegó la hora de organizar y ordenar el espacio de trabajo.El objetivo aquí es que los materiales se encuentren con facilidad, evitando pérdidas de tiempo. Imagine una gran fábrica sin un lugar definido para guardar las herramientas de uso diario: cada vez que se necesitara una, se perdería tiempo buscándola. Por eso, usted debe hacer lo siguiente:Definir el lugar donde se guardará cada material. Para ello, use la pista de la primera S, la clasificación en uso inmediato, rutinario y esporádico: los materiales del primer grupo quedan más cerca de donde se usarán, y así sucesivamente.Colocar rótulos y etiquetas en los estantes y armarios, identificando qué herramientas se guardan allí. Esto facilita el acceso, el almacenamiento y los inventarios.Etiquetar y rotular también las herramientas. Esto ayuda al trabajador a saber dónde debe guardar cada herramienta después de usarla.La figura siguiente muestra la aplicación del seiton en un panel de herramientas de taller: cada herramienta tiene su lugar fijo en el panel, a la vista y al alcance de la mano. En muchos talleres, el panel trae además el contorno de cada herramienta dibujado, de modo que un espacio vacío muestra en el acto lo que falta.Cómo organizar herramientasProbablemente usted ya practica el seiton sin saberlo. ¿No crea carpetas en la computadora para separar los archivos por categoría? Pues bien: eso es seiton. Aquí buscamos:definir un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su lugar;guardar los objetos semejantes o relacionados en el mismo lugar;aprovechar los espacios de forma inteligente, sin obstruir los pasillos;definir la distribución pensando en el mejor flujo, demarcándola y señalizándola;identificar y señalizar todo de manera coherente y visible, con nombres estandarizados, para facilitar al máximo la búsqueda.En un ambiente organizado, todo se encuentra con rapidez y facilidad: documentos, materiales, herramientas y otros objetos. No se pierde tiempo, disminuye el desperdicio de recursos, bajan los errores y aumenta la productividad. Ese es el beneficio del seiton.Aplicando el seitonPreparaciónEstandarizar los nombres de los dispositivos.Agrupar por tipo, naturaleza, función o aplicación.Discutir ampliamente con las personas involucradas la mejor manera de ordenar, los lugares de almacenamiento y la mejor forma de acondicionamiento.ImplantaciónPoner en práctica la forma de ordenamiento definida, incluyendo el almacenamiento y el acondicionamiento.Señalizar los lugares, indicando los grupos, subgrupos y elementos.Ordenar por tamaño y en secuencia.Enseñar a los usuarios a seguir correctamente los estándares adoptados.MantenimientoElaborar una hoja de verificación periódica para garantizar que el orden se mantenga.Definir los responsables de la verificación y su frecuencia, y preparar a esas personas para la tarea.Seiso – sentido de limpieza (limpiar)La tercera S, el seiso, se tradujo como sentido de limpieza. No se trata solo de hacer limpieza. Limpiar el puesto de trabajo es también inspeccionarlo: al limpiar una máquina, el operador nota una fuga, un tornillo flojo o un desgaste que pasaría inadvertido. Y, más que limpiar, el seiso busca descubrir por qué el ambiente se ensucia y eliminar esas fuentes de suciedad.Aquí hay un cambio de paradigma: la limpieza deja de verse como tarea exclusiva del equipo de limpieza y pasa a formar parte del trabajo de todos. Es decir, el propio operador es responsable de parte de la limpieza de su puesto de trabajo.Mantener el ambiente y los equipos en excelentes condiciones de limpieza contribuye al bienestar y la seguridad de todos y al aumento de la productividad. Aquí vale la máxima: ¡MEJOR QUE LIMPIAR ES NO ENSUCIAR! Procure:descubrir y eliminar las fuentes de suciedad;educar y definir procedimientos para no ensuciar;limpiar todo lo que use inmediatamente después de usarlo;mantener limpios escritorios, cajones, armarios y equipos en general.Con la mejora del ambiente de trabajo aumentan el nivel de seguridad y la satisfacción de las personas por trabajar en un lugar limpio.Aplicando el seisoPreparaciónIdentificar las formas de suciedad.Planificar acciones para eliminar los efectos (limpiar).Identificar las causas y fuentes de suciedad.Planificar acciones para eliminar las fuentes y causas identificadas.ImplantaciónImplantar las acciones de bloqueo definidas en el plan de acción y verificar su eficacia.MantenimientoCrear procedimientos con las acciones de bloqueo que resultaron eficaces para eliminar las causas de suciedad.Preparar a las personas para seguir los procedimientos.Seiketsu – sentido de salud, higiene y estandarización (estandarizar)La cuarta S se tradujo como sentido de salud e higiene, y también como sentido de estandarización. Se ocupa de las condiciones que afectan la salud física y mental de las personas y convierte en estándar lo conquistado en las tres primeras S.Después de aplicar las tres primeras etapas del programa, llega la hora de estandarizar y mejorar continuamente las actividades. Esta etapa exige perseverancia: si no cambian el comportamiento de las personas y las rutinas que generan suciedad, pronto volveremos a la situación anterior a las 5S.Así, con el seiketsu, logramos mantener la utilización, la organización y la limpieza obtenidas con las tres primeras S (seiri, seiton y seiso).Además del ambiente de trabajo, el aseo personal tiende a mejorar: para no desentonar con el ambiente limpio y agradable, las personas terminan incorporando hábitos más saludables en cuanto a la apariencia y la higiene personal.En esta etapa deben redactarse normas que detallen las actividades diarias de las 5S y las responsabilidades de cada uno. Con la estandarización, cualquier cosa que se aparte del estándar queda en evidencia para todos, y cada persona pasa a reflexionar sobre viejos hábitos y a cambiarlos, mejorando su forma de trabajar a partir de lo que ve a su alrededor.Aplicando el seiketsuPreparaciónIdentificar factores de riesgo en el ambiente de trabajo.Identificar las fuentes y los posibles efectos nocivos para las personas.Identificar los cargos expuestos a cada riesgo.Identificar el número de personas expuestas y el tiempo medio de exposición a cada riesgo.Medir los factores de riesgo.Identificar la necesidad de equipos de protección individual y colectiva (EPI y EPC).Identificar las causas y elaborar un plan de acción para bloquear las causas, eliminar las fuentes de riesgo o atenuar sus efectos.ImplantaciónAdoptar medidas para atenuar los efectos o eliminar los riesgos.Elaborar procedimientos para emergencias.Medir los riesgos después de las acciones de bloqueo y evaluar la mejora.Actualizar el mapa de riesgos del área de trabajo.MantenimientoAsegurarse de que todos conozcan los procedimientos.Simular situaciones de emergencia periódicamente, como entrenamiento.Instituir un sistema de verificación periódica del cumplimiento de los estándares.Shitsuke – sentido de autodisciplina (disciplina)Después de las cuatro primeras S viene la que muchos consideran la más difícil: el shitsuke, traducido como autodisciplina. Más difícil que ordenar y organizar el ambiente de trabajo es mantenerlo así. Los logros de las etapas anteriores deben conservarse.¿Cuántas veces ya ordenamos nuestro lugar de trabajo, o incluso nuestro cuarto, y pocos días después el mismo desorden estaba de vuelta?Las exigencias de este sentido son:compromiso de los involucrados: para ello, todos deben entender los beneficios y su papel en el programa 5S;educación, paciencia y responsabilidad;respeto a las normas establecidas;comunicación de las metas y de los resultados obtenidos, lo que ayuda a mantener a las personas motivadas y, en consecuencia, involucradas en el programa.En general, este sentido aumenta la disciplina: las personas pasan a hacer lo que hay que hacer, de la manera en que debe hacerse, incluso cuando nadie está mirando, y pasan a vivir de verdad la filosofía de la mejora continua.Aplicando el shitsukePreparaciónCrear una hoja de verificación de no conformidades basada en los cuatro primeros sentidos.Establecer la frecuencia de evaluación de las áreas.Definir un calendario de evaluaciones.Definir un criterio para formar los grupos de evaluación (auditores).ImplantaciónSeguir rigurosamente el programa de evaluación.Usar el PDCA para resolver los problemas identificados.Seguir las notas de las evaluaciones en un gráfico a lo largo del tiempo.Usar el informe de no conformidades observadas para impulsar mejoras.MantenimientoModificar los estándares y los procedimientos en cuanto se identifique la causa raíz de los problemas.Divulgar ampliamente los nuevos estándares.Promover la capacitación de las personas.En un almacén hay un taladro en perfecto estado que nadie usa desde hace dos años, ocupando un estante junto al banco de trabajo. Según las 5S, ¿qué hacer y con qué sentido?Respuesta: Seiri: retirarlo del puesto y llevarlo al área de descarte, donde puede aprovecharlo otro sector o venderse — el sentido de utilización retira del lugar todo lo que no necesita estar allí, aunque esté en buen estado. Etiquetar (seiton) solo tiene sentido para lo que quedó después del seiri.Una fábrica hizo una gran jornada de 5S y quedó impecable, pero tres meses después el desorden había vuelto. ¿Qué sentidos fallaron principalmente?Respuesta: Seiketsu y shitsuke, que estandarizan y mantienen lo conquistado — las tres primeras S ordenan el ambiente; sin estándares, verificación periódica y autodisciplina, vuelve a como estaba. Las 5S son continuas, no un evento.Ejemplos de 5S aplicadas en fábricasEl video siguiente (en portugués) es un buen ejemplo de cómo Toyota aplica las 5S.Las 5S aplicadas en una fábrica (en portugués):También vale la pena ver esta clase sobre 5S (en portugués):
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