¿Cuántas veces, a la hora de salir de casa, ya atrasado, perdiste aún más tiempo buscando tu billetera, la llave de casa o del coche? ¿Por qué ocurre esto? Es evidente que este problema es causado por desorden, acumulación de cosas que ya no se utilizan, falta de un lugar apropiado para guardar tus cosas.Haciendo una comparación con una línea de producción, piensa en un operario de mantenimiento que no encuentra rápidamente la herramienta que necesita para ajustar una máquina. Así como en el ejemplo de tu vida personal, este problema ciertamente se debe a las mismas causas que mencionamos anteriormente. En el caso del entorno fabril, esta pérdida de tiempo genera la espera del equipo, causando como consecuencia una reducción de la productividad y el aumento de los costos unitarios de producción.Trabajar en ambientes limpios, con iluminación adecuada, con niveles de ruido dentro de las normas, aumenta la autoestima del trabajador y, en consecuencia, su productividad. Hoy hablaremos sobre el 5S, una filosofía que permite mantener tu ambiente de trabajo limpio y organizado.Historia del 5SEn el Japón de 1950, las fábricas eran sucias, desorganizadas, ruidosas, oscuras y la productividad y la calidad eran bajas. Necesitando crear diferenciales de mercado, dejando de ser apenas un “copiador” de productos, Japón necesitaba cambiar esta historia. Y ahí es donde entran las 5S, una filosofía simple, pero muy poderosa y que debe ser la base para cualquier programa de calidad. En otras palabras, es por esta filosofía por donde debemos comenzar. Sería imposible, o muy difícil, implantar un sistema de gestión de la calidad (SGC) sin antes implantar la filosofía de las 5S.Las 5S pasaron a incorporarse a la cultura japonesa, siendo actualmente transmitidas de padre a hijo y en las escuelas, no restringiéndose solo a su utilización en ambientes de trabajo.Una vez, le preguntaron a Kaoru Ishikawa: “¿Por dónde comenzar un programa de gestión de la calidad en una empresa?” El profesor Ishikawa respondió de inmediato: “¡Comience barriendo la fábrica!”,“¿Cómo así, profesor Ishikawa?”, preguntó el interlocutor, añadiendo: “¿Quiere decir que debemos barrer la empresa, retirando a quien no tiene competencia o presenta bajo desempeño?”Entonces, Ishikawa explicó que barrer la fábrica significaba quitar la suciedad del suelo, limpiando los espacios, dejando las cosas organizadas, generando un ambiente propicio para que las personas piensen, busquen y practiquen buenas maneras de hacer las cosas.Concepto de 5SLas 5S son un programa de gestión de la calidad desarrollado en Japón, en la década de 1950, que busca perfeccionar aspectos como organización, limpieza y estandarización. Pero ¿por qué se llama 5S? Su nombre 5S proviene de cinco palabras japonesas que comienzan con S: seiri, seiton, seiso, seiketso y shitsuke. En Brasil, llamamos a estas “S” sentidos (de orden, organización, limpieza, estándar y disciplina).Las 5S y los sentidos en portuguésSeiriEste es nuestro primer S. En Brasil, lo traducimos como sentido de utilización o sentido de organización. ¿Recuerdas cuando hablamos de la acumulación de cosas en casa que podrían dificultarte encontrar las llaves del coche? Llegó la hora de resolver este problema. Este sentido nos ayuda a separar lo que es necesario de lo que es innecesario.Desde el punto de vista del ambiente de trabajo, el seiri consiste en analizar los lugares de trabajo y clasificar todos los ítems (objetos, materiales, información, etc.), según criterios de utilidad o frecuencia de uso, para luego retirar del ambiente todo lo que no necesita estar allí.Observa que “todo lo que no necesita estar allí” es un conjunto muy amplio que no incluye solamente equipos averiados. Pueden existir materiales y equipos perfectamente aptos para el uso que, por alguna razón, ya no se utilizan.Otro detalle importante es la clasificación de los materiales incluso entre aquellos que todavía se consideran necesarios. Ten en mente que no tenemos cómo mantenerlos todos en el puesto de trabajo, así que necesitamos priorizarlos. Podemos clasificarlos en tres tipos:a) Utilización inmediata: estos deben permanecer en el puesto de trabajo. Por ejemplo, una herramienta para ajuste constante de la máquina.b) Utilización rutinaria: estos no se utilizan con la misma frecuencia. Así, pueden estar un poco más alejados.c) Utilización esporádica: estos pueden pasar días sin ser utilizados.Por esta razón, pueden guardarse aún más lejos del puesto de trabajo. De esta forma, con el inicio del sentido de utilización, comienzan a surgir los materiales inútiles, que deben ser removidos a un “área de descarte”. En esa área, todo su material debe estar debidamente identificado. Elárea de descarte no es sinónimo de desorden, incluso porque en esa área hay muchas cosas que pueden ser útiles para otro sector o pueden venderse. Por eso, el descarte debe estar organizado y los objetos deben ser de fácil localización.En esta etapa, es importante analizar y separar lo necesario de lo innecesario, eliminar herramientas, armarios, estanterías y materiales en exceso o fuera de uso y eliminar datos de control desactualizados, por ejemplo.Como beneficio esperado, hay una disminución del desperdicio y un aumento del espacio para trabajar con aquello que realmente agrega valor a la actividad del sector, sacando a la luz sus reales necesidades de mejora.Aplicando SeiriPREPARACIÓN• Identificar DÓNDE se ejecuta cada tarea de su proceso.• Procurar que cada tarea sea ejecutada en un lugar adecuado y preparado para ello.• Discutir con las personas involucradas.• Identificar cada elemento del mobiliario, relacionándolos.• Incluir en la relación el número de patrimonio, si lo hubiera.• Evaluar la real necesidad de tenerlos. Mantenga solo lo necesario y justificable en el lugar de trabajo.• Relacionar todos los dispositivos.• Verificar la utilización de los dispositivos, es decir, por qué existen, la frecuencia de uso, cuántas personas los utilizan, etc.• Relacionar todos los documentos existentes y utilizados.• Verificar la utilización de los documentos, es decir, por qué existen, por qué están allí, cuál es su utilidad, la frecuencia de uso, cuántas personas los utilizan, etc.• Relacionar la materia prima existente y consumida en el área.• Verificar la aplicación y el consumo.• Verificar la necesidad de existencia de stock.IMPLANTACIÓN• Definir una distribución (disposición del mobiliario) que sea funcional y segura. Funcional se refiere a la disposición en la que el flujo de trabajo se desarrolla sin ocasionar pérdida de tiempo. Segura es aquella disposición en la que el movimiento de personas, materiales y equipos está libre de obstáculos.• Poner los excedentes a disposición de otras personas.• Promover la venta o el desguace de lo inservible.• Gestionar la reposición de aquello que esté faltando.• Para reponer o añadir mobiliario, aproveche en primer lugar lo descartado por otras áreas y personas.• Eliminar la multiplicidad de documentos.• Desechar los papeles desactualizados y que no sean útiles.• Antes de desechar documentos, verifique si no existe legislación específica que determine la necesidad de mantenerlos archivados.• Definir el destino de cada grupo de documentos.• Definir el período de permanencia de cada grupo de documentos en su debido lugar e indicar quién será el responsable de su actualización.• Adecuar los inventarios a las necesidades de consumo de cada ítem relacionado.• Acompañar los consumos y costos de inventario con el fin dereducirlos gradualmente.MANTENIMIENTO• Preparar un plano con las dimensiones básicas y la disposición de losmuebles, dispositivos y equipos. Este plano servirá comobase para que se mantengan los cambios realizados y paralas auditorías.• Elaborar un procedimiento que oriente los cambios que sean necesarios en el futuro.Definir quién, cuándo y cómo se repondrán los ítems de consumo (plan de reposición).• Elaborar procedimientos que orienten la inclusión/exclusión de dispositivos y su ubicación en la disposición general.• Definir la vida útil, en el caso de herramientas de desgaste, y establecer procedimientos de reposición.• Elaborar procedimientos que orienten la inclusión/exclusión de dispositivos y su ubicación en la disposición general.• Establecer formas de control del consumo para construir un historial y ajustar los niveles de consumo.• Definir el nivel mínimo y máximo de inventario para cada ítem de consumo.SeitonAhora que ya hemos separado el material que realmente es necesario de aquellos que pueden ser descartados, llegó el momento de organizar, ordenar el espacio de trabajo.El objetivo aquí es facilitar que los materiales sean encontrados, evitando así la pérdida de tiempo. Imagine una gran fábrica donde no haya un lugar definido para guardar las herramientas de uso diario. Cada vez que fueran solicitadas, habría pérdida de tiempo. Por lo tanto, usted necesita hacer lo siguiente:1. El primer paso es definir el lugar en el que los materiales deben ser almacenados. Para ello, podemos usar la recomendación de la primera “S”, cuando hablamos de la utilización inmediata, rutinaria y esporádica. Así, los materiales del primer grupo deben ser almacenados más cerca de los lugares donde serán requeridos y así sucesivamente.2. Aplique rótulos y etiquetas en las estanterías y armarios, para identificar qué herramientas se guardan allí. Esto facilitará el acceso, el almacenamiento y los inventarios.3. Etiquete y rotule también las herramientas. Esto ayudará al trabajador a saber dónde deberá guardarse la herramienta después de su uso.La figura a continuación muestra la aplicación del seiton en un taller mecánico. Vea que el panel de herramientas ya viene dibujado con la figura de las herramientas en el lugar correcto donde deben guardarse.Cómo organizar herramientasUsted ciertamente ya practica el seiton sin saberlo. ¿Acaso no crea carpetas en su computadora para separar archivos por categorías? Pues bien, usted está aplicando el seiton. Aquí buscamos:• definir un lugar para cada cosa y colocar cada cosa en su lugar;• guardar objetos semejantes/afines en el mismo lugar;• aprovechar todos los espacios de forma inteligente, evitando dejar espacios vacíos;• definir la distribución con foco en el mejor flujo, demarcándolo y señalizándolo;• identificar y señalizar todo de manera coherente y visible, facilitando al máximo la búsqueda y respetando las reglas de nuestra gramática.Sabemos que, en un ambiente organizado, todo se encuentra con rapidez y facilidad: documentos, materiales, herramientas y otros objetos. No se pierde tiempo y disminuye el desperdicio de recursos, se minimizan los errores y aumenta la productividad. ¡Este es el beneficio del seiton!Aplicando SeitonPREPARACIÓN• Estandarizar los nombres de los dispositivos.• Agrupar por tipo, naturaleza, función o aplicación.• Discutir ampliamente con las personas involucradas la mejor manera de ordenar, los lugares de guardado y la mejor forma de acondicionamiento.IMPLEMENTACIÓN• Poner en práctica la forma de ordenación definida, incluyendo el guardado y el acondicionamiento.• Señalizar los lugares indicando los grupos, subgrupos e ítems.• Ordenar por tamaño y en orden secuencial.• Educar a los usuarios para que utilicen correctamente los estándares adoptados.MANTENIMIENTO• Elaborar una hoja de verificación periódica para garantizar la ordenación permanente.• Definir a los responsables de la verificación, la frecuencia y preparar a estas personas para ello.SeisoNuestro tercer S, el seiso, fue traducido como sentido de limpieza. No se trata solo de limpiar, sino de mantener un ambiente siempre limpio. Piénselo bien, ¡esta quizás sea la parte más difícil! Ordenar su habitación un día puede ser fácil, pero mantenerla siempre ordenada es un paso más allá. De eso estamos tratando en el seiso.Aquí hay una ruptura de paradigma, pues la limpieza debe dejar de ser vista como una tarea del equipo de limpieza y pasar a ser incorporada al trabajo de todos los empleados. Es decir, el propio operador de equipos es responsable de parte de la limpieza de su puesto de trabajo.Al mantener en excelentes condiciones de limpieza el ambiente de trabajo y los equipos, se contribuye al bienestar y la seguridad de todos, así como al aumento de la productividad. Aquí vale la máxima: ¡MEJOR QUE LIMPIAR ES NO ENSUCIAR! Procure:• descubrir y eliminar las fuentes de suciedad;• educar y definir procedimientos para no ensuciar;• limpiar todo lo que utilice inmediatamente después de su uso;• conservar limpias mesas, cajones, armarios y equipos en generalAsí, con la mejora del ambiente de trabajo, aumentarán el nivel de seguridad y la satisfacción de los colaboradores por trabajar en un ambiente limpio.Aplicando SeisoPREPARACIÓN• Identificar las formas de suciedad.• Planificar acciones para eliminar los efectos (limpiar).• Identificar las causas y fuentes de suciedad.• Planificar acciones para eliminar las fuentes y las causas identificadas.IMPLANTACIÓN• Implantar las acciones de bloqueo definidas en el plan de acción y verificar su efectividad.MANTENIMIENTO• Crear procedimientos que incluyan las acciones de bloqueo que demostraron ser eficaces en la eliminación de las causas de suciedad.• Preparar a las personas para seguir los procedimientos.SeiketsuEl cuarto S fue traducido como sentido de estandarización, higiene y salud. Busca estandarizar comportamientos, aportando comodidad para la salud física y mental de los colaboradores.Después de haber estudiado las tres primeras etapas del programa 5S, debemos pasar a la estandarización y mejora continua de las actividades. Esta etapa exige perseverancia, porque si no hay cambios en el comportamiento de las personas y en las rutinas que generan suciedad, pronto volveremos a la situación inicial, antes de la implantación de las 5S.Así, con el seiketsu, conseguimos mantener la organización, el orden y la limpieza obtenidos a través de las tres primeras S (seiri, seiton, seiso).Además del ambiente de trabajo, la higiene personal termina mejorando, pues los empleados, al no querer desentonar con el ambiente limpio y agradable, acaban incorporando hábitos más saludables en cuanto a la apariencia y la higiene personales.En esta etapa, deben elaborarse normas para detallar las actividades de las 5S que se ejecutarán en el día a día y las responsabilidades de cada uno. Con la estandarización, cualquier cosa que se aparte de las 5S queda evidente para cualquier colaborador, quien pasa a reflexionar y cambiar hábitos antiguos, mejorando su forma de trabajar de acuerdo con lo que ve suceder a su alrededor.Aplicando SeiketsuPREPARACIÓN• Identificar factores de riesgo en el ambiente de trabajo.• Identificar las fuentes y posibles efectos nocivos para las personas.• Identificar los cargos expuestos a cada riesgo.• Identificar el número de personas expuestas y el tiempo promedio de exposición para cada riesgo.• Medir los valores de los factores de riesgo.• Identificar la necesidad de EPP/EPC.• Identificar las causas y elaborar un plan de acción para el bloqueo de causas, la eliminación de las fuentes de riesgo o la atenuación de sus efectos.IMPLANTACIÓN• Adoptar medidas para atenuar los efectos o eliminar los riesgos.• Elaborar procedimientos para actuar en emergencias.• Medir los riesgos después de la acción de bloqueo y evaluar la mejora.• Actualizar el mapeo de riesgos del área de trabajoMANTENIMIENTO• Asegurarse de que los procedimientos sean conocidos por todos.• Simular situaciones de emergencia periódicamente, como forma de entrenamiento.• Instituir un sistema de verificación periódica del cumplimiento de los estándares.ShitsukeAhora que hemos pasado por las cuatro primeras fases, o las cuatro primeras S, me atrevo a decir que tendremos por delante la más difícil de ellas: el shitsuke, que se traduce como autodisciplina. En otras palabras, quiero decir que más difícil que ordenar y organizar el ambiente de trabajo es mantenerlo de esa forma. Así, los beneficios obtenidos en las fases anteriores deben mantenerse.¿Cuántas veces ya organizamos nuestro lugar de trabajo, o incluso nuestro cuarto, y días después el mismo desorden ya estaba nuevamente instalado?Las exigencias naturales de este sentido son:• compromiso de los involucrados: para ello todos necesitan entender los beneficios y sus roles en el programa 5S.• educación, paciencia y responsabilidad;• respeto a las normas establecidas;• comunicación de las metas y de los resultados obtenidos: esto ayuda a mantener a los empleados motivados y, en consecuencia, involucrados en el programa 5S.De manera general, este sentido aumenta la disciplina, mientras las personas pasan a hacer lo que tiene que hacerse y de la manera en que debe hacerse, aunque nadie esté mirando, pasando así a vivir de hecho la filosofía de la mejora continua.Aplicando ShitsukePREPARACIÓN• Crear una hoja de verificación de no conformidades, basada en los cuatro primeros sentidos.• Establecer una frecuencia de evaluación de las áreas que serán sometidas al quinto sentido.• Definir un calendario de evaluación.• Definir un criterio para la formación de los grupos de evaluación (auditores).IMPLANTACIÓN• Seguir de manera rigurosa el programa de evaluación.• Utilizar el PDCA para resolver los problemas identificados.• Utilizar un gráfico de control para el seguimiento.• Utilizar el informe de no conformidades observadas para impulsar mejoras.MANTENIMIENTO• Modificar los estándares y los procedimientos tan pronto como se haya identificado la causa fundamental de los problemas.• Difundir ampliamente los nuevos estándares.• Promover la capacitación de las personasEjemplos de 5S aplicados en fábricasEl video a continuación es un buen ejemplo de cómo Toyota aplica las 5S.5S aplicada en una fábricaVale la pena ver también esta clase sobre 5S:
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