Estrategia, organización y estructura de la Administración de Materiales

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Hoy daremos los primeros pasos en la Administración de Materiales, explicando las funciones esperadas de este administrador y qué cargos debe ocupar

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Introducción

La logística hoy se interpreta como un enfoque gerencial que considera de forma sistémica e integrada todas las actividades que se relacionan directa o indirectamente con los flujos físicos, financieros y de información de las organizaciones. En resumen, la logística pasó por una fragmentación de sus actividades hasta llegar a un proceso de integración total de sus funciones, como puede verse en la figura abajo. [3]

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Así, se percibe que la logística puede separarse en áreas y una de ellas es la administración de materiales.

Administración de Materiales

La administración de materiales trata del flujo de productos (materia prima) de fuera hacia dentro de la empresa (suministro de materiales), lo que incluye las fuentes de suministro y cuyos objetivos son proveer el material correcto, en el lugar de operación correcto, en el instante correcto y en condición utilizable al costo mínimo. [2] Esta área es muy conocida como administración de inventario, pero va más allá: también es administración de almacenes, inventario, estantería, anaquel.

Puede estudiarse desde la óptica de tres áreas igualmente importantes: [1]

- Área de gestión de compras: tiene como objetivo principal asegurar el suministro de los bienes y servicios necesarios para la producción y demás actividades de la empresa.

- Área de gestión de inventarios: tiene como principal objetivo garantizar el suministro de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa, evitando faltantes o paralizaciones eventuales.

- Área de gestión del/de los centro(s) de distribución: tiene como principal objetivo guardar y suministrar el material adquirido por la gestión de compras y planificado por la gestión de inventarios. Así, se efectúa su resguardo y se atienden las solicitudes de los usuarios de esos materiales.

La tabla abajo ejemplifica cada área y sus deberes.

GestiónDeberesEstrategia
InventariosExaminar inventarios para ver la necesidad de reposición;
Indica las cantidades que deben reponerse y los plazos de entrega.		Adecuar los niveles de inventario a las necesidades de los usuarios de los diversos materiales, con el menor costo posible, sin comprometer el nivel de servicio esperado para atender las exigencias de los usuarios
ComprasRealiza las licitaciones;
Decide las adquisiciones;
Negocia condiciones de suministro;
Cierra contratos con proveedores;
etc...		Atender las necesidades de reposición de los inventarios planificados por la gestión de inventarios, de acuerdo con las cantidades y plazos por ella fijados
Centro de distribuciónRealiza el control físico de los materiales;
Recibe los materiales;
Almacena los materiales;
Suministra los materiales;
etc...		Control físico de los materiales almacenados

Se percibe que las tres áreas están interconectadas. En términos de la administración, podemos resumir el centro de distribución como la coordinación del material, Inventarios sería la planificación y, por último, Compras se ocupa de la negociación y el control.

Muchos confunden compras como si fuera del área financiera. En ese caso, quien paga las cuentas (cuentas por pagar o por cobrar) es la administración financiera, pero el acto de comprar es tratado por la administración de materiales.

Responsabilidad y atribuciones de la administración de materiales:

- Suministrar, a través de Compras, a la empresa todos los materiales necesarios para su funcionamiento;

- Evaluar otras empresas como posibles proveedores;

- Supervisar los almacenes de las empresas;

- Controlar los inventarios;

- Establecer un sistema de almacenamiento adecuado;

- Coordinar los inventarios;

- ....

Su objetivo PRINCIPAL es maximizar la utilización de los recursos de la empresa. En otras palabras, evitar el desperdicio, que puede manifestarse de diversas formas: exceso de inventario, adquisición de materiales innecesarios o de baja calidad, etc.

Sus funciones:

- Categorización del material;

- Compras;

- Almacén;

- Control de inventarios.

> Una administración de materiales bien estructurada permite la obtención de ventajas competitivas por medio de la reducción de costos, de la reducción de las inversiones en inventarios, de las mejoras en las condiciones de compra mediante negociaciones con los proveedores y de la satisfacción de clientes y consumidores en relación con los productos ofrecidos por la empresa. [1]

Interfaz con otras áreas

La administración de materiales tiene una gran interfaz con los diversos sectores de la empresa, como:

- El área financiera, considerando la necesidad de aporte de recursos para la adquisición de los diversos materiales que serán necesarios para la producción de bienes y servicios. La producción propiamente dicha, responsable de proporcionar las previsiones de utilización de los diversos insumos, materias primas y componentes necesarios para la fabricación de los productos ofrecidos por la empresa.

- El área de ventas, por representar ese elemento clave para definir el volumen de fabricación de los productos y, consecuentemente, establecer su correspondencia en cuanto al suministro de los diversos ítems (insumos, materias primas, componentes, etc.) que componen el abanico de productos ofrecidos por la empresa al mercado consumidor.

- El área de recursos humanos, ante la necesidad de dotar al área de administración de materiales con personal debidamente capacitado y entrenado para el ejercicio de la función.

- El área de logística de distribución, con el objetivo de articular procesos optimizados para el suministro de productos terminados, de acuerdo con las necesidades y expectativas de los clientes y consumidores.

- El área de informática como elemento importantísimo de apoyo y mantenimiento de los registros e informaciones necesarios para los diversos órganos de la empresa, involucrando las varias etapas del flujo de suministro de bienes, tanto destinados a la producción como al abastecimiento del mercado consumidor.

Cómo optimizar la gestión de inventarios

- Técnicas de previsión de demanda: permiten una mejor adecuación del inventario;

- Reducción de los tiempos de reposición (lead time): como veremos más adelante, el inventario de seguridad depende del tiempo de reposición. Cuanto menor es el tiempo, menor es el inventario.

- Entregas just-in-time (JIT): involucra el sincronismo del flujo de operaciones de acuerdo con la demanda de productos.

Cómo optimizar la gestión de compras

- Registro de proveedores: la preparación de un registro de proveedores mediante un estudio riguroso de sus potencialidades en el suministro de materiales es un factor clave para garantizar las entregas programadas y permitir flexibilidad en las operaciones de suministro.

- Negociación: impacta directamente en la reducción de costos;

- Contratos globales de larga duración: la idea aquí es simple, transforme a sus proveedores en socios de su negocio. La existencia de contratos de larga duración, como por ejemplo de tres a cinco años, con cláusulas especiales, dará mayor seguridad al proveedor en el flujo de suministro de los materiales consumidos por la empresa contratante.

Cómo optimizar la gestión de los centros de distribución

- Ubicación de los centros de distribución: forma de reducir los costos de pedido y transporte.

- Disposición física: softwares como Arena [2] brindan soporte para una disposición física bien elaborada, permitiendo un proceso rápido de almacenamiento, recuperación y expedición de los materiales, sin que haya conflicto entre las rutas de los empleados.

- Equipos de movimiento y transporte: el uso del equipo adecuado es fundamental para la disminución de costos dentro de la empresa.

Ejercicio

En una investigación realizada en diversas empresas, se anotaron los nombres dados a cargos relacionados con la logística, como puede verse en el cuadro de abajo. A continuación, se preguntó a cada empleado qué funciones deben ejercer esos cargos. Como tarea, intente relacionar los cargos con sus respectivas funciones. [3]

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Referencias

[1] GONÇALVES, Paulo. Administración de materiales. Elsevier Brasil, 2017

[2] http://www.ensinoeinformacao.com/simulao-com-arena

[3] PLATT, Allan Augusto; CURY, Ricardo Martins. Panorama de la Logística en la Industria del Gran Florianópolis. Revista de Administración, n. 1, 2010.

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