En la clase pasada vimos 7 herramientas básicas que todos los empleados deberían conocer según Ishikawa. Pero Ishikawa habló de estos métodos hace muchos años y desde entonces hemos visto la creación de nuevas herramientas. Vamos a hablar de estas nuevas herramientas aquí.Lluvia de ideasLa lluvia de ideas (brainstorming) es una dinámica de grupo que se utiliza en varias empresas como una técnica para resolver problemas específicos, para desarrollar nuevas ideas o proyectos,para reunir información y para estimular el pensamiento creativo.El brainstorming es un método creado en Estados Unidos por el publicista Alex Osborn, utilizado para probar y explorar la capacidad creativa de individuos o grupos, principalmente en las áreas de relaciones humanas, dinámicas de grupo y publicidad y propaganda.La técnica propone que un grupo de personas se reúna y utilice sus pensamientos e ideas para que puedan llegar a un denominador común, con el fin de generar ideas innovadoras que impulsen un determinado proyecto. Ninguna idea debe ser descartada ni juzgada como errónea o absurda; todas deben estar en la recopilación o anotación de todas las ideas surgidas en el proceso, para después evolucionar hasta la solución final.Para una sesión de brainstorming deben seguirse algunas reglas de oro:• están prohibidos los debates y las críticas a las ideas presentadas, pues causan inhibiciones (cuantas más ideas, mejor);• ninguna idea debe ser despreciada, es decir, las personas tienen total libertad para hablar sobre lo que quieran;• para el buen desarrollo, debe presentarse nuevamente una idea modificada o una combinación de ideas que ya hayan sido presentadas;• por último, igualdad de oportunidades: todos deben tener la posibilidad de exponer sus ideasMatriz GUTLa Matriz GUT es una herramienta de apoyo en la resolución de problemas. La matriz sirve para clasificar cada problema que usted considere pertinente para su empresa desde la óptica de la gravedad (del problema), de la urgencia (de su resolución) y de la tendencia (a empeorar rápidamente o de forma lenta).Para construir la matriz, utilizamos una escala en la que se asignan puntos a las dimensiones de gravedad (G), urgencia (U) y tendencia (T), como se muestra a continuación:G de GravedadU de UrgenciaT de tendencia5 = Extremadamente grave5 = necesita acción inmediata5 = empeorará rápidamente si no se hace nada4 = muy grave4 = es urgente4 = empeorará en poco tiempo si no se hace nada3 = grave3 = lo más rápido posible3 = empeorará2 = poco grave2 = poco urgente2 = empeorará a largo plazo1 = sin gravedad1 = puede esperar1 = no cambiaráObserve que, en caso de que un problema sea de extrema gravedad, se le asignará la nota 5. Ese mismo problema, si fuera poco urgente, obtendrá nota 2 y, si la tendencia no cambia, la nota será 1. La nota final de este problema será la multiplicación G x U x T. Así, en el problema citado, la nota final sería 5 x 2 x 1 = 10. Cabe destacar que los problemas con las notas finales más altas serán, al menos en un principio, tratados con prioridad.La tabla siguiente presenta una aplicación de la matriz GUT con los problemas ya colocados en orden de prioridad.ProblemaGUTG x U x TFalta de control en la caja de la empresa554100Liderazgo negativo del CFO44464Sistema ERP ineficiente33545Falta de motivación de los empleados33327Procesos no definidos23318Presupuesto anual no aprobado1236Así, compite directamente con el Diagrama de Pareto, ya que prioriza de forma más correcta sus problemas.5W y 2HLa matriz 5W2H es una herramienta de gestión muy eficiente y también muy simple y fácil de aplicar. Nos ayuda a elaborar un plan de acción calificado y estructurado en etapas prácticas y bien definidas.La matriz recibe este nombre por estar estructurada a partir de las palabras en inglés mostradas en la figura siguiente. Aclara por completo todas las eventuales dudas que puedan surgir sobre cualesquiera procesos de negocio implantados en las empresas.InglésPortuguésFinalidadWhatQuéEspecificar qué se haráWhoQuiénEspecificar al responsable de ejecutar o coordinar la acciónWhereDóndeEspecificar el lugar donde se ejecutará la acción o su alcanceWhenCuándoEspecificar el plazo para ejecutar la acciónWhyPor quéExplicar la razón por la cual debe realizarse la acciónHowCómoEspecificar la forma en que (método) deberá realizarse la acciónHow muchCuánto cuestaProporcionar información sobre el costo (presupuesto) necesario para ejecutar la acciónSIPOCProveedores (suppliers), Entradas (inputs), Actividades (process), Salidas (outputs) y Clientes (customers): identificando estos cinco elementos, usted tiene una visión clara de su proceso.El SIPOC está entre las herramientas de gestión visual para el mapeo de procesos más utilizadas. La propia ISO 9001 identifica los elementos de su enfoque de proceso con base en él.SIPOCKanbanKanban, literalmente, designa una tarjeta. En el mundo de la producción, representa un pedido o una compra que impulsa la producción de un producto o servicio hasta la entrega al cliente.El kanban, por eso, es la forma en que el sistema pull —opuesto a un sistema push— se materializa en la producción just-in-time. Creado por Taiichi Ohno dentro de Toyota, parte de la premisa de que producir para la entrega, y no solo para el inventario, genera más valor para el cliente, más compromiso de los colaboradores y más mejora en la producción.La razón de esto es que el kanban tiene la virtud de generar urgencia, revelando esperas en la producción y la rápida acción correctiva.Su formulación más simple es mediante tres columnas: to do, doing y done. Se suma al diagrama de flujo a la hora de ayudarle a realizar una tarea.TrelloTrello es la herramienta visual que permite al equipo la gestión de cualquier tipo de proyecto, flujo de trabajo o monitoreo de tareas. Agregue archivos, listas de verificación o incluso automatización: personalice todo para que el equipo trabaje mejor.Debido a su característica de estar en línea, puede considerarse un Kanban modernizado.Matriz de RiesgoLa matriz de riesgo es una herramienta de gestión de riesgos que ayuda en el análisis de un riesgo de acuerdo con la probabilidad y el impacto.Generalmente se construye en una estructura 3×3 o 5×5, con cada cuadro representando un punto de la escala de probabilidad e impacto. Al evaluar cada riesgo, determinará, dentro de la matriz, si puede ser retenido o debe ser mitigado y evitado, de acuerdo con el apetito de riesgo de la empresa.Matriz de riesgoCompite con la GUT y el Diagrama de Pareto a la hora de ordenar qué problemas debe resolver primero.Ejercicios1) Con relación a la calidad de la clase, haga una lluvia de ideas e identifique riesgos que podemos tener. Después haga una matriz 5W2H del aula. Por último, ordene usando la matriz GUT qué problemas deben ser priorizados.
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